Το φορολογικό καθολικό παρέχει έναν χώρο καταγραφής πληροφοριών σχετικών με τους φόρους, για ευκολία τήρησης αρχείων καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους. Μπορεί να περιλαμβάνει πεδία για εισόδημα, κρατήσεις, πληρωμές σε φορολογικές υπηρεσίες και άλλα δεδομένα που μπορεί να είναι σημαντικά για τη φορολογική λογιστική. Η χρήση ενός καθολικού μπορεί να μειώσει τον χρόνο προετοιμασίας για τη φορολογία και να δημιουργήσει ένα τυποποιημένο αρχείο για χρήση σε περίπτωση ελέγχου. Το λογισμικό Ledger μπορεί να είναι σε θέση να δημιουργεί αναφορές και να διασυνδέεται με άλλα λογιστικά προγράμματα για τον εξορθολογισμό της οικονομικής καταγραφής.
Όπως και άλλα καθολικά, το φορολογικό καθολικό περιέχει μια σειρά στηλών για πληροφορίες σχετικά με τις συναλλαγές και σειρές για την καταγραφή κάθε συναλλαγής ξεχωριστά. Τα αρχεία μπορούν να σημειώσουν την ημερομηνία, το ποσό και τη φύση, μαζί με άλλες σχετικές πληροφορίες, όπως μια ταξινόμηση για να σημειωθεί πού θα πάει μια έκπτωση σε μια φορολογική δήλωση. Οι πληροφορίες για ένα φορολογικό βιβλίο μπορούν να αντληθούν απευθείας από αποδείξεις και λογαριασμούς ή από ένα πρόγραμμα λογισμικού όπου αποθηκεύονται λογιστικές πληροφορίες.
Το λογισμικό μπορεί να είναι εξαιρετικά χρήσιμο για οικονομικά αρχεία. Ορισμένα προγράμματα θα επικοινωνούν με έναν τραπεζικό λογαριασμό για να αντλούν αυτόματα δεδομένα συναλλαγών και ενδέχεται να μπορούν επίσης να τα ταξινομήσουν με βάση τις κατηγορίες που έχουν εκχωρηθεί σε παλαιότερες συναλλαγές. Οι πληροφορίες που σχετίζονται με τους φόρους μπορούν να συγκεντρωθούν σε ξεχωριστό φορολογικό βιβλίο και να προστεθούν σε περιοδικές αναφορές. Αυτά μπορούν να απαριθμούν εκπτώσεις, πληρωμές και άλλες σχετικές πληροφορίες για τη διευκόλυνση του φορολογούμενου ή ενός λογιστή.
Διατίθενται επίσης λογιστικά βιβλία σε έντυπη μορφή. Συνιστάται να αφιερώσετε χρόνο για να τις ενημερώσετε για να βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες παραμένουν όσο το δυνατόν πιο ενημερωμένες και να χρησιμοποιήσετε ένα συνεπές σύστημα για την εισαγωγή πληροφοριών. Αυτό επιτρέπει στους χρήστες να περάσουν γρήγορα τα λογιστικά βιβλία τους για να συλλέξουν το απαραίτητο υλικό όταν προετοιμάζουν τους φόρους τους. Οι φορολογούμενοι μπορούν να κρατούν αντίγραφα μαζί με άλλα αρχεία για αναφορά σε περίπτωση ερωτήσεων ή προβλημάτων με τις φορολογικές δηλώσεις.
Εκτός από την παρακολούθηση πληρωμών, εκπτώσεων και άλλων πληροφοριών για προσωπικούς ή επαγγελματικούς φόρους, μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί ένα φορολογικό καθολικό για την παρακολούθηση του φόρου επί των πωλήσεων. Οι επιχειρήσεις είναι υποχρεωμένες να εισπράττουν φόρο επί των πωλήσεων σε πολλές περιοχές και ενδέχεται να διατηρούν ξεχωριστό καθολικό για την παρακολούθηση του, καθώς αυτό μπορεί να γίνει πολύ περίπλοκο. Το προσωπικό μπορεί να καταγράφει τις συναλλαγές που υπόκεινται σε φόρο επί των πωλήσεων και το ποσό που έχει εισπραχθεί, ώστε να το υποβάλει, μαζί με τα απαιτούμενα έγγραφα, όταν οφείλονται οι πληρωμές του φόρου επί των πωλήσεων. Αυτό μπορεί να μειώσει τον κίνδυνο να χάσετε μια πληρωμή ή να μην στείλετε το σωστό ποσό στην κυβέρνηση.