Τα λογιστικά δεδομένα είναι ένα σώμα οικονομικής τεκμηρίωσης που υποστηρίζει μια λογιστική κατάσταση. Οι άνθρωποι χρησιμοποιούν τέτοια δεδομένα για την προετοιμασία οικονομικών καταστάσεων και δηλώσεων και οι ελεγκτές μπορούν να τα ελέγξουν για να επιβεβαιώσουν την ακρίβεια μιας δήλωσης. Τα άτομα με διαφωνίες σχετικά με τους λογαριασμούς τους σε μια τράπεζα ή εταιρεία μπορούν επίσης να ζητήσουν να δουν λογιστικές πληροφορίες για να προσδιορίσουν πώς κατέληξε η εταιρεία σε ένα δεδομένο συμπέρασμα ή υπόλοιπο. Αυτές οι πληροφορίες υπόκεινται σε κλήτευση σε περιπτώσεις όπου οι άνθρωποι υποπτεύονται ότι η νομική αδικοπραγία ευθύνεται για λογιστικά προβλήματα.
Ορισμένες εταιρείες διατηρούν ηλεκτρονικά λογιστικά δεδομένα. Το προσωπικό στο λογιστήριο εισάγει οικονομικές δραστηριότητες σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα και το σύστημα μπορεί επίσης να αντιμετωπίσει αυτόματη δραστηριότητα. Για παράδειγμα, όταν κάποιος σύρει μια χρεωστική κάρτα στο παντοπωλείο, το σήμα θα μεταφερθεί στο λογιστικό σύστημα της τράπεζας και θα πραγματοποιηθεί μια αυτόματη προσαρμογή για να αντικατοπτρίζει την αγορά. Ενδέχεται να υπάρχουν διαθέσιμα έντυπα αντίγραφα για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας της ηλεκτρονικής τεκμηρίωσης.
Άλλα λογιστικά στοιχεία είναι διαθέσιμα σε έντυπη μορφή. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει πράγματα όπως προσωπικά βιβλιάρια επιταγών, αποδείξεις και ούτω καθεξής. Οι εταιρείες με έντυπα αρχεία τα αποθηκεύουν σε ασφαλή τοποθεσία για να αποτρέψουν απώλειες και μπορούν να δημιουργήσουν αντίγραφα για αναφορά και ευκολία για να βεβαιωθούν ότι θα έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες όταν τις χρειάζονται. Μερικές φορές, μπορεί να ληφθούν μέτρα για την ψηφιοποίηση αυτών των δεδομένων για να γίνει πιο βολική και εύκολη η πρόσβαση σε αυτά και ορισμένες παλιές εγγραφές ενδέχεται να αποθηκευτούν σε μικροφίλμ ή σε άλλες μορφές αρχειοθέτησης, επειδή η αρχική τεκμηρίωση δεν είναι πλέον διαθέσιμη.
Ο νόμος απαιτεί από τα άτομα να διατηρούν λογιστικά δεδομένα για μια καθορισμένη χρονική περίοδο, όπως τα επτά χρόνια. Μετά από αυτήν την περίοδο, οι άνθρωποι μπορεί να επιλέξουν να τεμαχίσουν ή να καταστρέψουν με άλλον τρόπο τα παλιά οικονομικά αρχεία, αν και πολλές εταιρείες επιλέγουν να τα διατηρήσουν, καθώς μπορεί να είναι πολύτιμο στο μέλλον για έρευνες, αναφορές σύγκρισης και άλλες δραστηριότητες. Άτομα όπως οι φορολογικοί ελεγκτές και οι ρυθμιστικές αρχές μπορούν να ζητήσουν πλήρεις λογιστικές πληροφορίες εάν έχουν ανησυχίες σχετικά με τις οικονομικές καταστάσεις και θέλουν να επαληθεύσουν τις πληροφορίες μόνοι τους.
Κατά την επανεξέταση των λογιστικών δεδομένων, οι άνθρωποι δίνουν μεγάλη προσοχή σε εμφανείς διαφορές ή μπερδεμένες εγγραφές. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει αποδεικτικά στοιχεία που λείπουν, τεκμηρίωση σε χαρτί που δεν ταιριάζει με δηλώσεις που έγιναν και άλλα σημάδια αδικοπραγίας ή λαθών. Όταν κάποιος πρέπει να ελέγξει μεγάλο όγκο λογιστικών πληροφοριών, μπορεί να συμμετέχει μια ομάδα ατόμων για να εξετάσει το υλικό, καθώς και να ελέγξει ξανά το έργο άλλων για να βεβαιωθεί ότι τίποτα δεν διαφεύγει από τις ελεγκτικές τους δραστηριότητες.