Συνήθως απαιτούνται δεξιότητες σε τέσσερις τομείς για να γίνεις διαχειριστής γραφείου: προηγμένες δεξιότητες υπολογιστών, επικοινωνία, διαπροσωπική και παραγωγικότητα. Ένας διαχειριστής γραφείου είναι υπεύθυνος για την καθημερινή λειτουργία μιας μικρομεσαίας επιχείρησης. Διαχειρίζεται τη ροή δεδομένων και διοικητικών καθηκόντων εντός του οργανισμού. Αυτή η θέση σπάνια περιλαμβάνει οποιεσδήποτε ευθύνες εποπτείας ή διαχείρισης, λόγω του μεγέθους του οργανισμού και της εστίασης του ρόλου. Τα άτομα που θέλουν να αναλάβουν διευθυντικό ρόλο συνήθως θα εξυπηρετούνταν καλύτερα σε μια θέση διευθυντή επιχείρησης ή διευθυντή.
Για να γίνουν διαχειριστές γραφείου, πολλοί άνθρωποι ολοκληρώνουν ένα μεταπτυχιακό πρόγραμμα κατάρτισης. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει ένα ή ένα διετές πρόγραμμα από κοινοτικό κολέγιο στη διοίκηση επιχειρήσεων ή εκπαίδευση βοηθού γραφείου. Οι δεξιότητες που αποκτήθηκαν σε αυτά τα προγράμματα μπορεί να είναι απαραίτητες για τη διασφάλιση της απασχόλησης ως διαχειριστή γραφείου. Αν και ορισμένοι εργοδότες θα απαιτήσουν ακαδημαϊκά διαπιστευτήρια, πολλοί θα δεχτούν υποψηφίους με απολυτήριο λυκείου, αρκεί να έχουν σχετική εμπειρία.
Οι προηγμένες δεξιότητες υπολογιστών είναι υποχρεωτικές για όποιον θέλει να γίνει διαχειριστής γραφείου. Αυτές οι δεξιότητες μπορούν να αποκτηθούν είτε με την ολοκλήρωση ενός προγράμματος κατάρτισης είτε με εξάσκηση. Οι περισσότερες εταιρείες χρησιμοποιούν παραγωγικά προϊόντα γραφείου από τη Microsoft ή τη Lotus. Οι δεξιότητες που αναπτύσσονται με αυτά τα προγράμματα μπορούν να μεταφερθούν σε άλλα προϊόντα λογισμικού. Διατηρήστε αυτές τις δεξιότητες ενημερωμένες με μαθήματα ανανέωσης, καθώς οι λειτουργίες του λογισμικού θα αλλάξουν με την πάροδο του χρόνου.
Οι δεξιότητες γραπτής και προφορικής επικοινωνίας είναι πολύ σημαντικές εάν θέλετε να γίνετε διαχειριστής γραφείου. Όλη η επικοινωνία πρέπει να είναι επαγγελματική, συνοπτική, σαφής και να έχει τον σωστό τόνο. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι οι επικοινωνιακές δεξιότητες του διοικητικού προσωπικού έχουν τεράστιο αντίκτυπο στη φήμη του οργανισμού. Αφιερώστε χρόνο για να βελτιώσετε τις δεξιότητές σας, έτσι ώστε οι πελάτες να μείνουν με θετική εντύπωση για την εταιρεία.
Σε κάθε γραφείο ή επιχείρηση, υπάρχει μια σειρά διαφορετικών προσωπικοτήτων. Η ικανότητα να αλληλεπιδράτε αποτελεσματικά με διαφορετικά άτομα, να επιλύετε συγκρούσεις και να ενθαρρύνετε την ομαδική εργασία είναι συνήθως σημαντική. Πολλοί άνθρωποι βρίσκουν αυτήν την πτυχή ενός ρόλου διαχειριστή την πιο δύσκολη. Αφιερώστε χρόνο για να αναπτύξετε αυτές τις δεξιότητες, καθώς μπορεί να είναι σημαντικές.
Η παραγωγικότητα και η αυτοδιαχείριση είναι βασικές δεξιότητες εάν θέλετε να γίνετε διαχειριστής γραφείου. Στους περισσότερους μικρούς οργανισμούς, ο διαχειριστής του γραφείου είναι υπεύθυνος για ένα ευρύ φάσμα εργασιών. Η δυνατότητα αλλαγής ταχυτήτων, εργασίας σε διαφορετικά διοικητικά καθήκοντα και ενημέρωσης είναι εξαιρετικά σημαντική. Το απόρρητο και η διακριτικότητα είναι απαραίτητα, καθώς ο διαχειριστής μπορεί να έχει πρόσβαση σε οικονομικές πληροφορίες, αρχεία προσωπικού και στοιχεία μισθοδοσίας.