Ένας γραμματέας Τύπου είναι επαγγελματίας δημοσίων σχέσεων. Τα μέσα μαζικής ενημέρωσης μπορούν να διαδραματίσουν σημαντικό ρόλο και να έχουν σημαντική επίδραση σε ορισμένους οργανισμούς και επιχειρήσεις, ιδιαίτερα σε αυτές που σχετίζονται με την κυβέρνηση. Για το λόγο αυτό, ένας τέτοιος επαγγελματίας χρειάζεται για να βοηθήσει έναν οργανισμό να διατηρήσει μια θετική και συνεπή δημόσια εικόνα και να κατευθύνει τον οργανισμό, ώστε να μπορεί να χρησιμοποιήσει αποτελεσματικά τα μέσα ενημέρωσης για να επικοινωνήσει με το κοινό.
Τα καθήκοντα που είναι κοινά για τους γραμματείς Τύπου περιλαμβάνουν την παρακολούθηση των ειδήσεων και το δημόσιο συναίσθημα σχετικά με τους οργανισμούς για τους οποίους εργάζονται. Μπορεί να χρειαστεί να απαντήσουν σε ερωτήσεις από πηγές μέσων ενημέρωσης ή μέλη του κοινού. Είναι επίσης σύνηθες για αυτά τα άτομα να γράφουν ομιλίες, δελτία τύπου και ίσως ιστολόγια. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι οργανισμοί πρέπει να χρησιμοποιούν τα μέσα ενημέρωσης ως εργαλείο και μπορεί να είναι δουλειά του γραμματέα Τύπου να γνωρίζει ποιοι χώροι είναι καλύτεροι και πώς να τους προσεγγίσουν καλύτερα.
Υπάρχουν διαφορετικά επίπεδα γραμματείς Τύπου. Στις Ηνωμένες Πολιτείες (ΗΠΑ), για παράδειγμα, ο Λευκός Οίκος διαθέτει Γραφείο Τύπου. Μέσα σε αυτό το γραφείο υπάρχουν επαγγελματίες σε διάφορα επίπεδα της σταδιοδρομίας τους. Οι ακριβείς καθημερινές απαιτήσεις για αυτά τα άτομα εξαρτώνται από τη θέση τους. Ένας αναπληρωτής γραμματέας Τύπου, για παράδειγμα, είναι πιθανό να έχει διαφορετικές ευθύνες από έναν ανώτερο γραμματέα Τύπου.
Ο γραμματέας τύπου μπορεί επίσης να είναι ο εκπρόσωπος του οργανισμού, αλλά αυτό δεν συμβαίνει πάντα. Μερικές φορές αυτοί οι επαγγελματίες αναθεωρούν και προετοιμάζουν πληροφορίες που θα μεταδοθούν στα μέσα ενημέρωσης ή μέσω αυτών, αλλά ενδέχεται να μην μεταδώσουν προσωπικά το μήνυμα. Αντ ‘αυτού, οι ρόλοι τους μπορεί να είναι να διασφαλίσουν ότι όσοι αλληλεπιδρούν με τα μέσα ενημέρωσης και το κοινό το κάνουν με τρόπο που δεν θέτει σε κίνδυνο τη θετική εικόνα του οργανισμού.
Οι γραμματείς Τύπου συνήθως απασχολούνται από έναν οργανισμό στον οποίο εστιάζουν τα μέσα μαζικής ενημέρωσης ή έναν οργανισμό που αλληλεπιδρά τακτικά με το κοινό, όπως μια μεγάλη εταιρεία, μια κρατική υπηρεσία ή έναν υπάλληλο. Ωστόσο, πρέπει να γίνει κατανοητό ότι τα έσοδα από μόνα τους δεν καθορίζουν γενικά την ανάγκη για γραμματέα τύπου. Ένας μύλος, για παράδειγμα, μπορεί να αποφέρει πολλά εκατομμύρια δολάρια ετησίως, αλλά δεδομένου ότι υπάρχει μικρή αλληλεπίδραση με τα μέσα ενημέρωσης και ελάχιστο ενδιαφέρον για τις υποθέσεις του, δεν είναι πιθανό ότι ο μύλος θα χρειαστεί γραμματέα τύπου. Ωστόσο, μπορεί να υπάρξουν περιπτώσεις κατά τις οποίες προσλαμβάνεται προσωρινά γραμματέας Τύπου. Εάν ο μύλος έγινε ξαφνικά το επίκεντρο των μέσων ενημέρωσης εξαιτίας μιας διαμάχης, μπορεί να αποφασίσει ότι είναι απαραίτητο να προστεθεί στο προσωπικό του ένας επαγγελματίας δημόσιων σχέσεων έως ότου η κατάσταση καταρρεύσει.