Για να γράψετε μια συνοδευτική επιστολή ρεσεψιονίστ ρεσεψιόν απαιτούνται καταχωρίσεις βασικών πληροφοριών επικοινωνίας, θέματος, παραλήπτη και χαιρετισμού, καθώς και εισαγωγή της υποψήφιας και γιατί γράφει. Το περιεχόμενο της επιστολής πρέπει να αναδεικνύει τις δεξιότητες και την εμπειρία που έχει η ρεσεψιονίστ ως περίληψη του βιογραφικού της, χρησιμοποιώντας ρήματα και επιτεύγματα για να περιγράψει αυτό που συνέβη και όχι κενά επίθετα που περιγράφουν υποκειμενικά τις ικανότητες του αιτούντος. Το τελευταίο μέρος της συνοδευτικής επιστολής της ρεσεψιόν παρέχει οδηγίες επικοινωνίας, ζητά συνέντευξη και παρέχει ευχαριστίες, ακολουθούμενο από μια φράση λήξης, υπογραφή και, εάν είναι απαραίτητο, μια γραμμή περιφράξεων. Όλο το περιεχόμενο θα πρέπει να δείχνει τη σχέση μεταξύ του τι χρειάζεται ή θέλει να επιτύχει η εταιρεία και τι μπορεί να προσφέρει ο ρεσεψιονίστ, οπότε οι υποψήφιοι θα πρέπει να ερευνήσουν την εταιρεία πριν γράψουν για να εξατομικεύσουν την επιστολή, αποφεύγοντας κάθε είδους κατασκευαστικές κατασκευές.
Το πιο σημαντικό πράγμα που πρέπει να κάνετε όταν γράφετε μια συνοδευτική επιστολή ρεσεψιόν είναι να ερευνήσετε την εταιρεία στην οποία υπάρχει η δουλειά. Όταν μια εταιρεία έχει εξίσου κατάλληλους υποψηφίους, θέλουν υπαλλήλους που κατανοούν πραγματικά τον σκοπό της επιχείρησης και ταιριάζουν απόλυτα στις φιλοσοφίες και την αποστολή της εταιρείας. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τους ρεσεψιονίστ, οι οποίοι είναι το αρχικό «πρόσωπο» της επιχείρησης που συναντούν οι πελάτες. Βρείτε στοιχεία για την εταιρεία που ο υποψήφιος μπορεί να συνδέσει με την εμπειρία του και να προσαρμόσει το γράμμα σε αυτά τα σημεία.
Μόλις ένα άτομο γνωρίζει κάτι σημαντικό για την εταιρεία, ήρθε η ώρα να ξεκινήσει τη σύνταξη της επιστολής. Αριστερή αιτιολόγηση, μία γραμμή ανά σύνολο δεδομένων, περιλαμβάνει πληροφορίες όπως το όνομα και τη διεύθυνση του αιτούντος, το όνομα και τη διεύθυνση της εταιρείας, την ημερομηνία και τη γραμμή θέματος. Ο χαιρετισμός έρχεται στη συνέχεια και πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα ενός συγκεκριμένου ατόμου – “To Who It May Concern” δεν πρέπει να βρίσκεται στη συνοδευτική επιστολή της ρεσεψιόν, καθώς αναφέρει ότι ο αιτών δεν ήταν αρκετά σοβαρός ώστε να αφιερώσει χρόνο για να μάθει με ποιον να επικοινωνήσει Το
Μετά τις εισαγωγικές πληροφορίες έρχεται η πρώτη παράγραφος της επιστολής υποδοχής της ρεσεψιόν. Σε αυτήν την παράγραφο, η υποψήφια πρέπει να συστηθεί, συνοψίζοντας γιατί γράφει. Είναι επίσης αποδεκτό να εξηγηθεί πώς ο υποψήφιος έμαθε για τη δουλειά του ρεσεψιονίστ και τι η εταιρεία δήλωσε ότι ήθελε από έναν υποψήφιο.
Στη δεύτερη παράγραφο, η ρεσεψιονίστ πρέπει να αναφερθεί σε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τα προσόντα της, συνδέοντας κάθε προσόν με τις απαιτήσεις της εταιρείας. Για παράδειγμα, χρησιμοποιώντας κουκκίδες, εάν είναι απαραίτητο, μπορεί να εξηγήσει ότι έχει x χρόνια εμπειρίας ή πιστοποιητικό λήψης από το Πανεπιστήμιο Y. Θα πρέπει να αξιοποιήσει τις δεξιότητες που θεωρούνται απαραίτητες για τη ρεσεψιονίστ, όπως ο χειρισμός των επικοινωνιών, η οργάνωση και η συντήρηση βάσεων δεδομένων Το Μια παγίδα που πρέπει να αποφύγετε είναι η χρήση γενικών επιθέτων φράσεων όπως “Είμαι ομαδικός παίκτης”. Αυτές οι δηλώσεις είναι υποκειμενικές, δεν περιγράφουν τι έκανε ο ρεσεψιονίστ και χρειάζονται συγκεκριμένα, επαληθεύσιμα στοιχεία για να είναι αποτελεσματικά, όπως «Οι προσπάθειές μου να συνεργαστώ με όλα τα μέλη του προσωπικού οδήγησαν σε αύξηση της ολοκλήρωσης του έργου κατά 12 τοις εκατό και υποψηφιότητα για Διοικητικό Προσωπικό Εργαζόμενος της Χρονιάς από τον Οργανισμό Υποδοχής Ζ. ”
Η τελευταία παράγραφος της συνοδευτικής επιστολής ρεσεψιόν της ρεσεψιόν θα πρέπει να λέει στον παραλήπτη ότι, δεδομένης της αναγραφόμενης εμπειρίας και προσόντων, επισυνάπτεται το βιογραφικό του υποψηφίου ή άλλα απαιτούμενα έγγραφα και ότι μια συνέντευξη θα εκτιμηθεί με τη διευκόλυνση του παραλήπτη. Θα πρέπει επίσης να καλεί τον παραλήπτη να επικοινωνήσει με τον αιτούντα και να αναφέρει τα στοιχεία επικοινωνίας του αιτούντος. Το τελευταίο στοιχείο είναι μια σύντομη δήλωση ευχαριστώντας την παραλήπτρια για την προσοχή και το χρόνο της.
Το κλείσιμο της επιστολής απαιτεί ένα κλείσιμο στοιχείο όπως “Με εκτίμηση” ή “Σε εκτίμηση”. Αφού χτυπήσει την επιστροφή τουλάχιστον τρεις ή τέσσερις φορές, η υποψήφια πρέπει να υπογράψει το όνομά της. Δύο γραμμές κάτω από αυτό θα πρέπει να έρχονται στη γραμμή περιβλήματος, όπως “Περιβλήματα ([αριθμός περιβλημάτων])” ή “Περιεχόμενα: [λίστα κάθε κλειστού στοιχείου, χωρισμένα με κόμματα].