Οι εκπαιδευόμενοι μισθοδοσίας είναι υπάλληλοι αρχικού επιπέδου που λαμβάνουν κατάρτιση στην εργασία τους πριν από τη μετάβαση σε μόνιμες θέσεις υπαλλήλων μισθοδοσίας. Όπως ένας καθιερωμένος υπάλληλος, ένας εκπαιδευόμενος μισθοδοσίας επεξεργάζεται τις αμοιβές των εργαζομένων και πραγματοποιεί τυχόν αναγκαίες κρατήσεις για την κάλυψη φόρων και άλλων εξόδων. Οι εκπαιδευόμενοι συνήθως εργάζονται υπό την άμεση επίβλεψη έμπειρων υπαλλήλων ή διευθυντών τμημάτων.
Συνήθως, ένας εκπαιδευόμενος μισθοδοσίας πρέπει να έχει αποφοιτήσει από το γυμνάσιο, αλλά οι περισσότερες εταιρείες δεν αναμένουν ότι οι εκπαιδευόμενοι θα έχουν πτυχία κολλεγίου, καθώς οι θέσεις των υπαλλήλων είναι συνήθως θέσεις αρχικού επιπέδου. Δείχνεται στους εκπαιδευόμενους πώς να διαβάζουν κάρτες χρόνου εργαζομένων που περιλαμβάνουν πληροφορίες όπως οι ώρες που εργαζόταν ο υπάλληλος. Οι εργατικοί νόμοι σε ορισμένες χώρες απαιτούν από τους εργοδότες να πληρώνουν επιπλέον χρήματα ή υπερωρίες σε εργαζόμενους των οποίων οι εβδομαδιαίες ώρες εργασίας υπερβαίνουν ορισμένα ανώτατα όρια. Οι εταιρείες χρησιμοποιούν κωδικούς μισθοδοσίας για να διακρίνουν το κανονικό ωράριο εργασίας από τον υπερβολικό χρόνο, τις διακοπές και τον ασθενή. Κατά την αρχική περίοδο προσανατολισμού, οι εκπαιδευόμενοι διδάσκονται για τους διαφορετικούς κωδικούς μισθοδοσίας και τον τρόπο εισαγωγής πληροφοριών σε συστήματα μισθοδοσίας και λογισμικό.
Σε πολλές χώρες, οι εργοδότες υποχρεούνται να παρακρατούν φόρους από τους μισθούς των εργαζομένων και οι υπάλληλοι μισθοδοσίας και οι εκπαιδευόμενοι είναι υπεύθυνοι για τον υπολογισμό αυτών των υποχρεωτικών παρακρατήσεων. Οι υπάλληλοι υπολογίζουν τους ετήσιους μισθούς των εργαζομένων και χρησιμοποιούν πίνακα φορολογικού συντελεστή για να καθορίσουν το ποσό του φόρου που πρέπει να πληρώσει κάθε εργαζόμενος. Επομένως, ένας εκπαιδευόμενος μισθοδοσίας πρέπει να έχει καλές μαθηματικές ικανότητες και να έχει μάτι για λεπτομέρειες. Επιπλέον, οι εργαζόμενοι σε ορισμένα έθνη είναι σε θέση να καταβάλλουν εισφορές προ φόρων σε λογαριασμούς συνταξιοδότησης και υγειονομικής περίθαλψης, οπότε οι υπάλληλοι και οι εκπαιδευόμενοι πρέπει να αφαιρέσουν χρήματα από τις αμοιβές και να κανονίσουν να καταθέσουν τα χρήματα στους κατάλληλους λογαριασμούς.
Περιστασιακά, οι διευθυντές και οι υπάλληλοι των τμημάτων κάνουν λάθη κατά την εισαγωγή πληροφοριών μισθοδοσίας και ένας εκπαιδευόμενος μισθοδοσίας πρέπει να ελέγχει τις κάρτες χρόνου για ακρίβεια πριν από την επεξεργασία τυχόν πληρωμών. Οι εκπαιδευόμενοι συχνά πρέπει να επικοινωνούν με τους υπαλλήλους για την επίλυση ζητημάτων που σχετίζονται με τέτοια λάθη, πράγμα που σημαίνει ότι οι εκπαιδευόμενοι πρέπει να έχουν καλές διοικητικές και διαπροσωπικές δεξιότητες. Οι νόμοι σε πολλά έθνη απαιτούν από τους εργοδότες να διατηρούν αρχεία μισθοδοσίας στο αρχείο για αρκετά χρόνια και οι εκπαιδευόμενοι συχνά αναλαμβάνουν την κατάθεση εγγράφων μισθοδοσίας.
Σε καθημερινή βάση, ένας εκπαιδευόμενος μισθοδοσίας είναι υπεύθυνος για το ίδιο είδος καθηκόντων και ευθυνών με έναν μόνιμο υπάλληλο του τμήματος μισθοδοσίας. Ενώ οι υπάλληλοι μισθοδοσίας είναι συνήθως υπεύθυνοι για τη δική τους εργασία, η εργασία ενός ασκούμενου μισθοδοσίας ελέγχεται κανονικά από έναν επόπτη πριν από την επεξεργασία τυχόν πληρωμών μισθών. Επιπλέον, οι εκπαιδευόμενοι συχνά πρέπει να ολοκληρώνουν δοκιμές για διάφορες πτυχές της εργασίας τους πριν αρχίσουν να χειρίζονται πιο πολύπλοκες εργασίες. Οι εκπαιδευόμενοι που κάνουν ελάχιστα λάθη είναι τελικά σε θέση να εργαστούν χωρίς άμεση επίβλεψη. Όταν συμβεί αυτό, η διαδικασία κατάρτισης συνήθως τελειώνει και οι εκπαιδευόμενοι γίνονται πλήρεις υπάλληλοι μισθοδοσίας.