Ένας καταχωρητής κολλεγίων είναι υπεύθυνος για τη διατήρηση των απαιτήσεων εγγραφής και εγγραφής σε κολέγιο ή πανεπιστήμιο. Αυτό συνεπάγεται έναν αριθμό διαφορετικών καθηκόντων σε καθημερινή βάση, εκτός από τη συνεργασία και την εποπτεία των άλλων υπαλλήλων στο τμήμα εγγραφής. Ένας καταχωρητής κολλεγίων κατέχει συνήθως μεταπτυχιακό στην ακαδημαϊκή διοίκηση, μαζί με μεγάλη εμπειρία στην εργασία στα τμήματα εγγραφής και προγραμματισμού ενός κολλεγίου.
Ένα από τα καθήκοντα ενός καταχωρητή κολλεγίων είναι να συνεργάζεται με τους κοσμήτορες σε διάφορα ακαδημαϊκά τμήματα του κολλεγίου για να καθορίσει τις απαιτήσεις εκπαιδευτικών μαθημάτων για αποφοίτηση σε κάθε πρόγραμμα πτυχίου. Ο έφορος αναπτύσσει επίσης προγραμματισμό μαθημάτων, μαζί με άλλα μέλη του τμήματος εγγραφής. Επίσης, αναπτύσσει διαδικασίες που θα χρησιμοποιηθούν στο τμήμα εγγραφής και διασφαλίζει ότι αυτές οι διαδικασίες ακολουθούνται επιτυχώς. Ένας έφορος μπορεί επίσης να βοηθήσει στον καθορισμό των απαιτήσεων για τους φοιτητές που επιθυμούν να εισέλθουν στο κολέγιο.
Με τη βοήθεια των άλλων εργαζομένων, ο έφορος επιβλέπει την εγγραφή νέων μαθημάτων για κάθε εξάμηνο στο κολέγιο. Αυτό περιλαμβάνει την επιλογή των τάξεων που θα προσφέρονται κατά τη διάρκεια κάθε εξαμήνου. Ο καταχωρητής, μαζί με το τμήμα, μπορεί στη συνέχεια να κάνει αναθέσεις χώρου και τοποθεσίας για τάξεις για να εξασφαλίσει την πιο αποτελεσματική χρήση του χώρου.
Όταν ένας φοιτητής έχει ολοκληρώσει το μάθημα και ζητήσει να του επιτραπεί να αποφοιτήσει και να λάβει το πτυχίο του, είναι ευθύνη του καταχωρητή του κολλεγίου να ελέγξει τα αρχεία του φοιτητή και να διασφαλίσει ότι έχει εκπληρώσει όλες τις απαιτήσεις. Αυτό περιλαμβάνει απαιτήσεις μαθημάτων, απαιτήσεις πανεπιστημίου, βαθμούς που επιτεύχθηκαν και νομισματικές ευθύνες. Είναι σημαντικό για έναν έφορο σε ένα πανεπιστήμιο να είναι ειλικρινής και ηθικός, και να επιτρέπει μόνο εκείνους τους φοιτητές που το έχουν κερδίσει να αποφοιτήσουν.
Το τμήμα του καταχωρητή κολλεγίων είναι επίσης υπεύθυνο για την προετοιμασία μεταγραφών και την επαλήθευση της αποφοίτησης μετά την αποχώρηση ενός φοιτητή από το πανεπιστήμιο. Ο μαθητής μπορεί να ζητήσει αυτές τις πληροφορίες όταν υποβάλλει αίτηση σε μεταπτυχιακό σχολείο ή σε εργασία και είναι σημαντικό αυτά τα αρχεία να είναι ακριβή και άμεσα διαθέσιμα. Για το λόγο αυτό, ένας καταχωρητής μπορεί συχνά να εργάζεται για την ανάπτυξη νέων συστημάτων αποτελεσματικής τήρησης αρχείων στο πανεπιστήμιο. Επιπλέον, ο καταχωρητής κολλεγίων μπορεί να παρέχει στατιστικά στοιχεία σχετικά με την εισαγωγή και την αποφοίτηση φοιτητών σε άλλα κολέγια και πανεπιστήμια, καθώς και κυβερνητικά και εκπαιδευτικά συμβούλια. Ένας καταχωρητής κολλεγίων είναι μια υψηλού επιπέδου, απαιτητική δουλειά που απαιτεί μεγάλη ευθύνη και προσοχή στη λεπτομέρεια.