Lekarze stosują standardowy zestaw wytycznych w celu ustalenia, czy hospitalizacja pacjenta jest uzasadniona. Lekarze biorą pod uwagę ciężkość stanu, jeśli może się pogorszyć bez hospitalizacji, oraz potrzebę badań diagnostycznych. Wszystkie kryteria przyjęcia do szpitala zwykle muszą być udokumentowane, aby wykazać, że jest to medycznie właściwe i konieczne. Ubezpieczenie i usługi opieki zdrowotnej finansowane przez rząd mogą zostać odrzucone, jeśli warunki przyjęcia do szpitala nie zostaną spełnione.
Lekarze i personel szpitalny zazwyczaj używają narzędzi przesiewowych w celu ustalenia, czy usługi ambulatoryjne, usługi obserwacyjne lub hospitalizacja spełniają ustalone wytyczne. Usługi ambulatoryjne mogą być świadczone w części szpitala, w przychodni lub w gabinecie lekarskim. Niektóre usługi ambulatoryjne są odpowiednie w domu pacjenta.
Usługi obserwacyjne zwykle odbywają się w szpitalu i mogą, ale nie muszą, prowadzić do przyjęcia. W większości regionów wytyczne określają, jak długo pacjent może pozostawać pod obserwacją w celu oceny lub leczenia. Personel pielęgniarski zazwyczaj monitoruje pacjenta na oddziale ambulatoryjnym szpitala, aby ocenić powagę choroby lub urazu.
Typowe usługi obserwacyjne obejmują okres nie dłuższy niż 24 godziny. Okres ten może zostać wydłużony w przypadku niektórych stanów, takich jak objawy problemów z sercem, trudności w oddychaniu, infekcje dróg moczowych lub objawy choroby nerek. Niektóre szpitale prowadzą obserwację pacjentów cierpiących na cukrzycę, nadciśnienie, bóle pleców i złamania kości.
Rozważając przyjęcie do szpitala, ustalenie zwykle wskazuje, że usługi ambulatoryjne lub obserwacyjne nie spełniają potrzeb pacjenta. Stan pacjenta może ulec pogorszeniu pod obserwacją i wymagać bardziej intensywnego leczenia lub badań diagnostycznych wymagających przyjęcia do szpitala. Przyjęcie do szpitala może również nastąpić, jeśli powikłania wynikają z zabiegów ambulatoryjnych lub gdy parametry życiowe są nieprawidłowe i nie ulegają poprawie.
Inne kryteria przyjęcia do szpitala obejmują przypadki aktywnego porodu i spodziewanego porodu. Jeśli pacjent potrzebuje sedacji do badania lub zabiegu, a jest zbyt niestabilny, aby otrzymać opiekę ambulatoryjną, można zlecić przyjęcie. Innym powodem przyjęcia pacjenta do szpitala jest pogarszający się stan zdrowia, który musi być monitorowany przez zaawansowany technologicznie sprzęt niedostępny poza szpitalem.
Dokumentacja medyczna pacjenta przyjętego do szpitala zazwyczaj spełnia kryteria określone przez firmy ubezpieczeniowe i rządowe programy zdrowotne. Szczegółowo opisują potrzeby medyczne pacjenta i wyjaśniają wyniki badań. Dokumenty te zazwyczaj zawierają historię choroby pacjenta oraz stopień zaawansowania choroby lub urazu wymagającego hospitalizacji.