Proces projektowania organizacyjnego polega na dopasowaniu kilku kluczowych elementów, tak aby firma była w stanie osiągnąć swoje cele. Podstawowe zadania w tej praktyce obejmują analizę sytuacji, planowanie strategii, ukierunkowanie działań na podążanie za tą strategią i wdrażanie zmian. Prawidłowo przeprowadzony proces projektowania organizacji powinien zapewnić pracownikom narzędzia i kierunek, których potrzebują, aby wprowadzić w życie strategie organizacji.
Jednym z pierwszych kroków procesu projektowania organizacji jest określenie celów i sporządzenie planu ich realizacji. To w istocie nakreślenie strategii firmy i dopasowanie jej do zadań. Po ustaleniu tego organizacja może rozpocząć wdrażanie różnych elementów swojej działalności.
Projekt organizacji musi być najpierw tak zaplanowany, aby był dostosowany do jej celów strategicznych. Obejmuje to wykonywanie zadań okresu analizy i korygowanie wyników, aż utworzą one spójny proces. Wynik stworzy szeroki obraz, ponieważ odnosi się do celów organizacyjnych.
Następnie proces projektowania organizacyjnego zwykle przechodzi do projektowania operacyjnego. To zadanie polegające na wbudowaniu strategii firmy w codzienne funkcje, mając na uwadze nadrzędny cel. Podstawowym założeniem jest określenie, co należy robić każdego dnia, aby zachować zgodność ze strategią organizacji.
Stworzenie efektywnej struktury biznesowej jest jednym z kluczowych elementów procesu projektowania organizacji. Proces obejmuje ocenę skuteczności każdego aspektu strategii i odrzucenie elementów, które nie działają. Obejmuje to również opracowanie nowych procesów, które wzmocnią strukturę jako całość i poprawią jej strategiczne dopasowanie. Efektem końcowym będzie zazwyczaj określenie przywództwa organizacyjnego, struktury raportowania oraz procesu, który będzie realizowany, aby zaangażować te zasoby w osiąganie celów strategicznych.
Po utworzeniu struktury ostatnim etapem procesu projektowania organizacji jest wdrożenie zmian. Aby to zrobić z powodzeniem, niezbędna jest silna komunikacja z pracownikami. Zarówno oczekiwania każdego pracownika, jak i ogólny oczekiwany wynik powinny być jasne dla wszystkich pracowników, aby zrozumieć, dlaczego wprowadzane są zmiany. Pracownicy skorzystają również ze skutecznych wytycznych i wskazówek, dostosowując się do nowego modelu organizacyjnego.
Zazwyczaj proces projektowania organizacji jest najbardziej efektywny, gdy zmiany są poddawane wystarczającej próbie. Chociaż rozsądne jest okresowe przeglądanie projektu organizacji, zbyt częste wprowadzanie zmian może spowodować więcej szkody niż pożytku. Może to również utrudnić określenie, które działania naprawdę działają, ponieważ wiele zmian wymaga czasu, aby się zakorzenić.