Informacje, które powinieneś zawrzeć w zleceniu pracy, dokumencie używanym do żądania pracy od innej osoby lub działu w firmie, będą zazwyczaj różnić się w zależności od rodzaju pracy, o którą prosisz. W większości przypadków niezbędne są Twoje dane kontaktowe, dane kontaktowe osoby lub działu, do którego wysyłasz zlecenie pracy, oraz wewnętrzny lub zewnętrzny numer śledzenia. Będziesz także musiał dołączyć szczegółowy opis żądanej pracy, w tym pilności sprawy, gdzie praca jest konieczna i co należy zrobić. W niektórych przypadkach może być konieczne podanie informacji o kosztach pracy, w szczególności z jakiego konta praca powinna zostać obciążona.
Przed złożeniem zlecenia pracy będziesz musiał podać informacje o tym, gdzie można się z Tobą skontaktować w celu uzyskania szczegółowych informacji na temat pracy i szacowanego czasu zakończenia. Zazwyczaj będzie to imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail i fizyczna lokalizacja biura. Będziesz także musiał podać nazwę działu, do którego wysyłasz zlecenie pracy oraz, w niektórych przypadkach, nazwisko osoby, do której zlecenie jest kierowane.
Numery śledzenia są używane przy każdym zleceniu pracy do celów archiwizacji i śledzenia postępu pracy. W skomputeryzowanych systemach zleceń pracy ten numer śledzenia jest często generowany automatycznie, zwykle według daty i numeru przypisanego do działu zlecającego pracę. W niektórych przypadkach może być konieczne samodzielne wprowadzenie tych informacji zgodnie z polityką firmy. Jeśli Twój dział lub biuro korzysta z wewnętrznych numerów śledzenia, zazwyczaj będziesz musiał uwzględnić je również w zleceniu pracy do celów śledzenia i archiwizacji.
Główną częścią zlecenia na wykonanie prac jest opis rodzaju żądanej pracy. Może to być krótki akapit, przede wszystkim wtedy, gdy praca jest projektem biurowym lub dotyczy technologii. W przypadku pracy, która obejmuje pracę ręczną, zazwyczaj naprawianie lub modernizację biura lub budynku, może być konieczne dołączenie wstępnego rysunku wskazującego lokalizację problemu. Ta informacja jest zwykle dołączona do zamówienia, a nie w samym dokumencie.
Sugerowany termin zakończenia jest często również zawarty w tego typu dokumencie, w tym informacja o pilności sprawy. W zależności od polityki Twojej firmy, data, którą tu podasz, będzie sugestią dla osoby, której składasz zamówienie, lub ostatecznym terminem. Będziesz także musiał załączyć szczegółowe informacje o lokalizacji prac do wykonania, w stosownych przypadkach, w tym adres budynku, piętro i numer pokoju. Jeśli praca ma być wykonywana na systemie lub komputerze, należy dołączyć informacje o tym, który system lub komputer wymaga pracy i gdzie znajduje się przedmiot.
Może być również konieczne podanie numeru konta, w którym dział, do którego wysyłasz zamówienie, może obciążyć kosztami pracy. To, czy jest to konieczne, będzie zależeć od tego, jak Twoja firma obsługuje procedury księgowe. Za pracę prawdopodobnie zostanie obciążony twój dział lub, jeśli praca dotyczy projektu, konto z pieniędzmi na projekt.