Zlecenie prac konserwacyjnych jest zazwyczaj pisemnym żądaniem zawierającym wykaz prac konserwacyjnych do wykonania w określonym dniu i czasie. Zlecenie prac konserwacyjnych może obejmować prace konserwacyjne lub naprawy prewencyjne, które należy wykonać w budynkach mieszkalnych lub biurowych. Formularze zleceń prac konserwacyjnych są zazwyczaj przetwarzane przez osoby nadzorujące konserwację lub koordynatorów w celu poinformowania pracowników konserwacji o zadaniach do wykonania.
Jeśli najemca w wynajmowanym mieszkaniu zauważy coś, co wymaga naprawy, zazwyczaj powiadamia zarządcę mieszkania, aby to naprawił. Po otrzymaniu powiadomienia agent leasingowy lub menedżer wygeneruje formularz zlecenia pracy. Zazwyczaj formularz zawiera nazwę, numer telefonu i adres najemcy. Na formularzu zostanie również podana data wpłynięcia wniosku. Podany zostanie również krótki opis napraw lub prac konserwacyjnych, które należy wykonać.
Formularze zleceń prac konserwacyjnych można układać na różne sposoby. Niektóre zlecenia pracy są napisane jako porządek obrad, z listą kontrolną zadań do wykonania. Przy każdym pisemnym zadaniu może znajdować się pole do wpisania wszelkich problemów, jakie może napotkać konserwator. Formularze zleceń pracy mogą również zawierać miejsce na dodatkowe komentarze. Zlecenie prac konserwacyjnych zostanie następnie podpisane przez osobę, która wykonała pracę, a kopia może zostać przekazana najemcy, a także kierownikowi lub kierownikowi ds. konserwacji.
Nie każde zlecenie prac konserwacyjnych wiąże się z naprawą konstrukcji budowlanych. Zlecenie konserwacji może zostać wygenerowane w przypadku napraw lub konserwacji zapobiegawczej sprzętu. Sprzęt biurowy, taki jak komputery i faksy, często wymaga konserwacji przez przeszkolonych techników. Jeśli maszyna lub element wyposażenia w szkole, siłowni lub szpitalu wymaga naprawy lub rutynowego serwisowania, może zostać zrealizowane zlecenie prac konserwacyjnych.
Najemcy lub właściciele budynków zazwyczaj nie generują zleceń prac konserwacyjnych. Półroczne oceny konserwacji maszyn i innych urządzeń będą zazwyczaj przeprowadzane zgodnie z zaplanowanymi godzinami i datami. Po zakończeniu pracownik może wprowadzić odpowiednie informacje do komputerowej bazy danych.
Czasami zlecenie prac konserwacyjnych może zawierać pole dla żądań zmiany konfiguracji. Dzięki temu pracownicy zajmujący się konserwacją mogą wymienić wszelkie zmiany, które mogą być potrzebne, zarówno w konstrukcji, jak i w sprzęcie. Może to obejmować wymianę lub inną drastyczną zmianę, a nie tylko serwisowanie, jakiegoś elementu wyposażenia lub elementu budynku.