Numer zamówienia zakupu (PO) to kod alfanumeryczny, który jest przypisany do konkretnego żądania zakupu. Najczęściej numery PO są używane wewnętrznie przez firmy do śledzenia własnych zakupów. Jednak niektóre firmy przypisują kody do wszystkich swoich sprzedaży i nadadzą swoim klientom numery PO, aby klienci mogli śledzić swoje zamówienia. Kody te mogą być w dowolnym formacie alfanumerycznym, a wiele firm używa określonych liter lub cyfr do wskazania pewnych elementów zamówienia, takich jak przedmiot sprzedaży, lokalizacja, nabywca i data.
Użyj w firmach
W wielu firmach numer zamówienia jest nadawany po złożeniu przez pracownika lub dział zamówienia na zamówienie określonych towarów lub usług. Żądanie zazwyczaj jest formalnie składane do agenta ds. zakupów za pomocą tak zwanego formularza zapotrzebowania. Jeśli żądanie zostanie zatwierdzone, zostanie utworzone zamówienie zakupu i zostanie mu przypisany numer zamówienia zakupu. W tym momencie zamówienie jest składane w innej firmie, która często rejestruje numer zamówienia kupującego w celu umieszczenia go w szczegółach zamówienia.
Gdy dostawca przygotowuje listę wysyłkową lub pakunkową do zamówienia klienta, numer zamówienia zazwyczaj znajduje się w szczególe. Umożliwia to agentowi odbierającemu kupującego weryfikację ilości i rodzaju dostarczonego towaru oraz potwierdzenie, że wysyłka jest powiązana z prawidłowo autoryzowanym zamówieniem. Numer zamówienia zakupu pojawia się również na fakturze i wszelkich innych dokumentach, które dostawca przekazuje klientowi. Z tej perspektywy numer zamówienia przyspiesza planowanie płatności dla dostawcy i umożliwia skierowanie towaru do odpowiedniego działu.
Numer zamówienia umożliwia również firmie dopisanie kosztu do budżetu działu, który złożył zamówienie. Zapewnia również działowi rozrachunków z dostawcami weryfikację, czy wydatek jest uzasadniony. Następnie płatność może zostać przekazana dostawcy.
utworzony
Dokładna konstrukcja i długość numeru zamówienia zakupu będzie się różnić w zależności od firmy. Wiele firm, które działają w wielu lokalizacjach, używa pierwszych kilku znaków kodu do identyfikacji lokalizacji, w której złożono zamówienie, na przykład „CHI” oznaczające placówkę w Chicago. Kilka następnych znaków może identyfikować konkretny dział, który złożył zamówienie, na przykład „RD” reprezentujący dział badawczo-rozwojowy. W związku z tym numer zamówienia zamówienia złożonego przez dział badawczo-rozwojowy firmy w Chicago może zaczynać się od „CHIRD”, po którym następują inne znaki alfanumeryczne, które dostarczają więcej informacji o zamówieniu.
Firmy zazwyczaj organizują swoje numery PO w sposób, który najlepiej działa z ich wewnętrznymi systemami śledzenia. Niektóre używają również myślników lub spacji, co może pomóc, gdy tylko niektóre znaki w numerze PO muszą być odczytane w określonym celu. W odpowiedzi na szeroką gamę długości i formatów, których można użyć, wielu dostawców konfiguruje pola w swoich bazach danych śledzenia zamówień, aby umożliwić użycie dowolnej liczby znaków — nawet 30 lub więcej — w numerze zamówienia zakupu.