Podlegający szerszej kategoryzacji agentów zakupów, administrator podwykonawców nadzoruje i zarządza umowami organizacji oraz powiązanymi umowami podwykonawstwa. W małych organizacjach może to obejmować wszystkie kontrakty, podczas gdy w większych organizacjach może to obejmować portfel przydzielonych kontraktów. Do podstawowych obowiązków należeć będzie bieżący przegląd postępów w realizacji kontraktów, a także zarządzanie zarówno finansowymi, jak i technicznymi aspektami kontraktów. Do innych zadań należeć będą negocjacje zarówno z podwykonawcami, jak i odbiorcami końcowymi w zakresie rozliczenia kontraktów, a także przygotowywanie wszelkich zleceń na zmiany w pierwotnych kontraktach lub sporządzanie poprawek. Stosując solidną wiedzę o procedurach zakupowych i prawnych, politykach i regulacjach, administrator kontraktów podwykonawczych dąży do utrzymania jakości i poprawy rentowności takich kontraktów.
Regularnie wykonywane obowiązki będą koncentrować się na ustanawianiu i wdrażaniu przeglądów umów w sposób spójny w celu oceny postępów w umowach. Podczas tego procesu administrator podwykonawstwa często rozwiązuje konflikty, pośredniczy w sporach, znajduje rozwiązania problemów i podejmuje decyzje dotyczące postępów w realizacji umowy lub ich braku. Kluczowym elementem procesu przeglądu jest zapewnienie, aby podwykonawcy skutecznie wykonywali pierwotne warunki i specyfikacje umowy wynegocjowane z klientem końcowym. Po zakończeniu przeglądów administrator podwykonawstwa przygotuje pisemne raporty szczegółowo opisujące ogólny postęp realizacji umowy oraz krótkie kierownictwo wykonawcze dotyczące tych przeglądów i wszelkich podjętych powiązanych działań.
Oprócz wypełnienia wyżej wymienionych obowiązków, administrator umowy podwykonawstwa będzie również negocjował końcowe rozliczenia kontraktu oraz związane z nimi wycenę wszystkich zasobów i dostaw potrzebnych do realizacji kontraktu. Ponadto będzie on również negocjował pierwotne warunki umowy oraz ustalał zasady i procedury pracy. Częścią tego procesu będzie przeglądanie, analizowanie i ocena propozycji podwykonawców. Zajmując się utrzymaniem zarówno umów, jak i umów o podwykonawstwo, będzie również nadzorował wytwarzanie i rozpowszechnianie informacji w celu zapewnienia wzajemnego zrozumienia wszystkich warunków umowy.
Skuteczne wypełnianie tych obowiązków często będzie wymagało przeanalizowania powiązanych danych rynkowych i danych finansowych, a także zbadania innych źródeł informacji w celu zapewnienia możliwie najlepszych cen, warunków umowy i poziomu usług. Administratorzy umów podwykonawczych będą również przygotowywać i utrzymywać bazy danych w celu śledzenia ważnych danych związanych z realizacją umowy. Śledzenie takich danych może obejmować ceny dostaw, wydajność produktu, wydajność podwykonawcy, dostępne zapasy oraz wszystkie wydatki związane z realizacją umowy. Biorąc pod uwagę wysoki poziom odpowiedzialności i dbałość o szczegóły, praca wymaga zwykle kandydatów z tytułem licencjata i kilkuletniego doświadczenia w tym zakresie, a także pomyślnego ukończenia praktyki przed podjęciem samodzielnej pracy.