Administrator powierniczy, zwany również powiernikiem, jest odpowiedzialny za zarządzanie aktywami umieszczonymi w powiernictwie, które ma na celu ochronę majątku danej osoby do czasu, aż będzie on w stanie sam się nim zaopiekować. Podstawowym obowiązkiem powiernika jest przestrzeganie instrukcji instrumentu powierniczego. Konieczne jest ścisłe przestrzeganie instrumentu zaufania. Obowiązki administratora obejmują prowadzenie dokładnych ewidencji, w razie potrzeby zasięgnięcie profesjonalnej porady, płacenie podatków oraz sporządzanie raportów beneficjentom trustu. Obowiązki obejmują również ochronę aktywów powierniczych, księgowanie tych aktywów i dokonywanie właściwych wypłat na rzecz beneficjentów powiernictwa.
Postępowanie zgodnie z instrukcjami dokumentu zaufania lub instrumentu zaufania jest niezwykle ważne dla administratora zaufania. Powiernik musi uważnie przeczytać i zrozumieć warunki takiego dokumentu i postępować zgodnie z instrukcjami. Niewykonanie obowiązków z należytą starannością może skutkować procesem sądowym. Beneficjenci trustu mogą kwestionować decyzje podjęte przez powiernika i podejmować przeciwko niemu działania prawne.
W większości jurysdykcji obowiązują szczegółowe przepisy określające obowiązki administratora powierniczego. Przepisy te na ogół wymagają pewnych działań i zabraniają innych rodzajów działań. Na przykład przepisy prawa nie zezwalają powiernikowi na mieszanie majątku osobistego z majątkiem powierniczym. Przepisy mogą wymagać od administratora działania z należytą starannością, umiejętnościami i ostrożnością. Oznacza to, że powiernik musi uzyskać fachową poradę przy zarządzaniu określonymi inwestycjami należącymi do trustu.
O ile instrument powierniczy nie daje dyrektywy, aby jeden beneficjent był traktowany inaczej, administrator powierniczy musi traktować wszystkich beneficjentów jednakowo i sprawiedliwie. Nawet jeśli instrukcje powiernicze wymagają specjalnego traktowania jednego beneficjenta, przepisy nadal wymagają, aby administrator chronił interesy wszystkich beneficjentów. Powiernik musi być bezstronny przy podejmowaniu decyzji i przestrzeganiu wytycznych dokumentu powierniczego.
Administrator zaufania musi na żądanie przekazać beneficjentom dokładne informacje. Beneficjenci mają prawo do uzyskania informacji o aktywach powierniczych. Oznacza to, że każdy beneficjent może sprawdzić zapisy dotyczące trustu. Powiernik często dostarcza beneficjentom roczne zestawienia lub przeprowadza okresowe spotkania, aby informować beneficjentów. Prowadzenie szczegółowej ewidencji chroni również powiernika przed fałszywymi roszczeniami.
Beneficjenci, wierzyciele i organy podatkowe mogą podnosić kwestie prawne dotyczące instrumentu powierniczego. Oznacza to, że administrator trustu może wszcząć postępowanie prawne lub bronić się przed pozwem, aby chronić aktywa trustu. Odpowiedzialność ta wymaga, aby wybrał i zatrudnił prawnika, który pomógłby mu w wykonywaniu jego obowiązków.
Administratorem zaufania może być jedna osoba lub grupa osób. Może to być również organizacja taka jak firma powiernicza, bank lub kancelaria prawna. Obowiązki i zobowiązania pozostają takie same, niezależnie od tego, czy jest to jedna osoba, kilka osób czy organizacja. Jedyna różnica polega na tym, że jeśli kilka osób pełni funkcję powierników, każda z nich musi brać czynny udział w podejmowaniu decyzji podczas zarządzania aktywami powierniczymi. Ci ludzie są współpowiernikami o równych uprawnieniach i obowiązkach.