Archiwista to specjalista od informacji, podobnie jak kuratorzy i bibliotekarze. Archiwiści identyfikują, zbierają, organizują, rejestrują, opisują, przechowują i prezentują materiały o wartości historycznej. Zasadniczo głównym obowiązkiem archiwisty jest przedstawienie w spójny sposób autentycznych i odpowiednich fragmentów historii.
Archiwiści posiadają wiedzę na temat okresu i/lub tematu kolekcji, którą archiwizują. Badają i pozyskują przedmioty, aby upewnić się, że identyfikacja wszystkich materiałów archiwalnych jest jasna. Archiwista wybiera elementy, które pasują do kolekcji organizacji. Archiwiści muszą prowadzić szczegółową ewidencję osób, miejsc i dat związanych z wybranymi przedmiotami do archiwizacji. Przedmiotami tymi mogą być odręczne notatki, zdjęcia, film lub wiele innych możliwych materiałów.
Opisy gromadzonych przez nich przedmiotów mogą być umieszczane na firmowych stronach internetowych lub w innych miejscach publicznych lub mogą być wykorzystywane w muzeach. Większość z tych opisów pisze zazwyczaj archiwista. Musi dokładnie rejestrować i dokumentować wszystkie szczegóły każdego zarchiwizowanego elementu w kolekcji. Ochrona to kolejny obowiązek archiwistów. Znają metody przechowywania zarówno płaskich papierów, jak i materiałów trójwymiarowych.
Archiwista musi prezentować zebrane przedmioty w logiczny, informacyjny sposób. Niektórzy archiwiści twierdzą, że zbiór obiektów archiwalnych powinien zawsze opowiadać spójną historię o swoim przedmiocie i określonym okresie czasu. Archiwiści zobowiązani są do profesjonalnej staranności w swojej pracy i etyki oraz umiejętnego doboru w doborze archiwalnych materiałów jakościowych. Archiwiści zawsze starają się zarchiwizować przydatne przedmioty i starają się starannie dobierać materiały historyczne.
Istnieją dwa główne typy zbiorów archiwalnych: obiegowe i nie obiegowe. Zbiory nie będące w obiegu mogą być archiwizowane w ramach określonej firmy lub organizacji. Zbiory historyczne w obiegu są wystawiane publicznie, ale zazwyczaj są starannie przechowywane, więc nie można ich bezpośrednio dotknąć. Archiwiści nie poświęcają całego swojego czasu pracy na archiwizację materiałów, ale zazwyczaj są również zobowiązani do regularnego uczestnictwa w spotkaniach i wydarzeniach branżowych. Archiwista często zarządza personelem, który pomaga mu ewidencjonować i przechowywać dokumenty historyczne.
Obowiązki archiwistów można porównać do obowiązków bibliotekarzy pod tym względem, że oba typy specjalistów ds. informacji mogą gromadzić, przechowywać i wyświetlać materiały w celu zorganizowanego publicznego lub prywatnego dostępu. Obowiązki archiwistów i kuratorów są również podobne, ponieważ obaj mają tendencję do pracy z wieloma różnymi kształtami, rozmiarami i kategoriami materiałów. Jednak archiwiści opisują materiały znacznie inaczej niż bibliotekarze; zazwyczaj pracują również z formatami audiowizualnymi, z którymi kuratorzy zwykle nie korzystają.