Bibliotekarz więzienny odpowiada za świadczenie wszystkich usług biblioteki cywilnej w ramach określonych ograniczeń i przepisów bezpieczeństwa. Zarządzanie różnymi aspektami biblioteki więziennej jest głównym obowiązkiem tego bibliotekarza. Podstawowe funkcje bibliotekarza są dyktowane przez otaczające środowisko bezpieczeństwa. Utrzymanie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa jest jednym z najważniejszych aspektów pracy bibliotekarza więziennego.
Bibliotekarze więzienni dokładają wszelkich starań, aby dostarczyć osadzonym jak najwięcej informacji, na jakie pozwala więzienie lub system więzienny, w którym funkcjonują. Ze względu na ograniczony personel cywilny, przestrzeń i fundusze żaden bibliotekarz więzienny nie jest w stanie świadczyć wszystkich usług dostępnych w typowej bibliotece. W konsekwencji bibliotekarze więzienni muszą ograniczyć dostępne usługi do tych, które będą służyć największej liczbie klientów lub mają największy wpływ na populację osadzoną. Większość bibliotekarzy więziennych ogranicza usługi biblioteki więziennej do udostępniania popularnych materiałów, takich jak czasopisma i dostępu do informacji prawnych.
Podczas gdy biblioteki cywilne mogą mieć wiele udogodnień, takich jak popularne ośrodki czytania, miejsca odosobnień, odpowiedni personel, a nawet ośrodki nauki, biblioteki więzienne ograniczają się do świadczenia usług, które są zgodne z protokołami bezpieczeństwa i które mają największy wpływ na największą liczbę więźniów. Bibliotekarze więzienni muszą nieustannie przeszukiwać materiały, aby były odpowiednie, zanim udostępnią je przestępcom, i mogą spędzać dużo czasu na szukaniu lub przechwytywaniu „latawców” – nielegalnych odręcznych notatek pozostawionych w książkach, aby inni więźniowie mogli je znaleźć. Bibliotekarz więzienny musi rozumieć przepisy bezpieczeństwa obowiązujące w danym więzieniu. Na przykład, w środowisku o minimalnym bezpieczeństwie, osobiste ośrodki odosobnieniowe, w których odwiedzający bibliotekę mogą mieć trochę prywatności i czytać w ciszy, mogą być dozwolone, podczas gdy w środowiskach o wyższym poziomie bezpieczeństwa takie przywileje nigdy nie są dozwolone.
Bibliotekarz więzienny jest również zobowiązany do przestrzegania kodeksu etyki zawodu bibliotecznego, który opowiada się za swobodnym dostępem do informacji. Biblioteka więzienna nie funkcjonuje oddzielnie, ale jako biblioteka w całym środowisku więziennym, a ta relacja między więzieniem a bibliotekarzem może podważyć koncepcję swobodnego dostępu. Bibliotekarz więzienny zapewnia dostęp do różnych poziomów materiałów w oparciu o dane demograficzne populacji osadzonych, dostępność pracowników osadzonych i typy osadzonych. Bibliotekarz więzienny potrzebuje personelu do zarządzania dużą biblioteką, ale musi również mieć pewność własnego bezpieczeństwa podczas pracy z pracownikami osadzonymi lub powiernikami.
Chociaż swobodny dostęp do informacji jest najważniejszy dla bibliotekarza więziennego, bezpieczeństwo i ochrona są najważniejsze. Książki w twardej oprawie, płyty CD i publikacje ze zszywkami są zabronione w bibliotekach więziennych, ponieważ mogą być naostrzone, użyte jako kamizelka kuloodporna lub przerobione na broń. Próbki perfum i zapachów w niektórych magazynach są bardzo cenione przez więźniów płci męskiej i żeńskiej i muszą zostać usunięte, aby nie były używane jako waluta do zdobywania nielegalnych przedmiotów. Te „przyprawy zapachowe” mogą być używane jako waluta do wszelkiego rodzaju nieautoryzowanych działań podejmowanych przez populację więzienną, dlatego należy je usunąć.