Ekspedytor ma trzy podstawowe obowiązki: sprawdzanie umów zakupowych związanych z dostawą towarów, organizowanie dostaw just in time oraz dotrzymywanie ścisłych terminów. Ekspedytorzy odpowiadają za kontrolę nadania przesyłek w określonym czasie. Ogólnie rzecz biorąc, ekspedytorzy pracują dla firmy, w której duża ilość materiałów jest przewożona i wyprowadzana. Materiały te są albo nietrwałe, albo dostawy muszą być skoordynowane ze względu na ograniczenia przestrzenne. Ekspedytorzy są powszechnie spotykani w przemyśle budowlanym i spożywczym.
Osoby, które lubią wyzwania, są z natury otwarte i cieszą się dużą ilością interakcji społecznych w swojej pracy, zgłaszają największą satysfakcję jako ekspedytor. Jako ekspedytor spotkasz się z klientami, dostawcami i firmami kurierskimi. Bardzo ważna jest umiejętność interakcji z innymi podczas jasnej i skutecznej komunikacji.
Niezależnie od rodzaju firmy, za zarządzanie czasem dostawy odpowiada ekspedytor. Ma to kluczowe znaczenie dla sprawnego funkcjonowania firmy, a także możliwości utrzymywania niskich kosztów. Zazwyczaj biorą udział w procesie zawierania umowy zakupu, dodając klauzule i wymagania dotyczące dostawy towarów oraz wszelkie kary za niewykonanie umowy.
Zorganizowanie dostawy na czas to złożony proces. Chociaż wymóg może być zawarty w umowie, konieczne jest faktyczne zaplanowanie dostawy bliżej terminu, w którym produkt jest wymagany. Informacje dotyczące rampy załadunkowej, okna czasowego dostawy, wszelkiej wymaganej dokumentacji oraz osoby kontaktowej na miejscu muszą być przekazywane w ramach procesu. Błąd w terminach spowoduje przepełnienie na stronie i ciężarówki dostawcze czekające na rozładunek towarów. Opóźnienia te zwiększą koszty i mogą opóźnić pracę.
Ekspedytor zazwyczaj pracuje w dużej firmie, realizując jednocześnie wiele projektów. W tym zawodzie czas jest najważniejszy. Ogromną pomocą jest sieć połączeń, która pozwala operatorowi na najbardziej wydajną metodę dostarczenia materiałów. Na przykład, jeśli przesyłka okien musi dotrzeć na miejsce pracy w określonym terminie, ale firma nie jest w stanie tego zorganizować, ekspedytor musi dokonać alternatywnych ustaleń, aby zapewnić, że dostawa nastąpi zgodnie z harmonogramem. Możliwość szybkiego dostępu do tej sieci i dokonania wymaganych ustaleń ma kluczowe znaczenie w tej pracy.
Ekspedytor jest również odpowiedzialny za zarządzanie aspektem dostawy projektu. Może to wymagać skontaktowania się z dostawcami przed terminami dostaw, spotkania z nadzorcami budowy i rozmowy z kierownictwem projektu. Wszelkie problemy, opóźnienia lub wątpliwości należy natychmiast rozwiązać. Zarządzanie umową, śledzenie problemów, upewnianie się, że koszty nie wzrosną nieoczekiwanie, a także rozpatrywanie reklamacji to ważna część pracy ekspedytora.