Jako kluczowa rola w procesie kodowania medycznego, koder medyczny jest odpowiedzialny za zapewnienie, że wszystkie prośby o diagnostykę i badania krwi wydawane przez lekarza zawierają standardowe kodowanie medyczne, które jest uznawane przez ubezpieczycieli zdrowotnych. Wraz z pojawianiem się na autoryzowanych przez lekarzy wnioskach o badania, ten sam zestaw kodów służy do kodowania wszelkich roszczeń, które są generowane i przesyłane do kasy chorych. Funkcją kodera medycznego jest zapewnienie, że stosowane są prawidłowe kody, tak aby przeprowadzane były prawidłowe badania, a firma ubezpieczeniowa mogła szybko i sprawnie przeglądać i przetwarzać otrzymane roszczenia.
Kodery informacji o zdrowiu często działają w ramach zespołu gabinetu lekarskiego. Kierownikiem biura może być osoba przeszkolona w posługiwaniu się kodami lub może to być odpowiedzialność delegowana na asystenta, który współpracuje z różnymi laboratoriami i placówkami badań medycznych, z których korzysta lekarz. Ponieważ lista użytych kodów ma charakter uniwersalny, zwykle nie jest to trudny proces do zastosowania, chociaż wymaga talentu do zwracania szczególnej uwagi na szczegóły. Niezastosowanie prawidłowego kodu medycznego do zleconych badań może oznaczać opóźnienie w dokładnym zdiagnozowaniu stanu pacjenta, a także może prowadzić do odrzucenia roszczenia medycznego przez towarzystwo ubezpieczeniowe.
Osoba przeszkolona na kodera medycznego może również pracować w laboratorium, w którym jest w stanie przejrzeć prośby o wykonanie badań i upewnić się, że wszystko jest w porządku przed przeprowadzeniem testów. W ramach tych uprawnień, koder medyczny często ściśle współpracuje ze swoimi odpowiednikami w gabinetach lekarskich, sprawdzając dwukrotnie z lekarzem w przypadku, gdy coś wydaje się nie być w porządku w dokumentacji. Może to pomóc w wyeliminowaniu opóźnień w płatnościach na rzecz laboratorium, więc wysiłek jest często wart czasu spędzonego na przeglądzie.
Na poziomie firmy ubezpieczeniowej, koderzy dokumentacji medycznej sprawdzają, czy kody dołączone do roszczeń są prawidłowymi kodami, zanim dokumenty zostaną przekazane do dalszego przeglądu. Jest to ważne, ponieważ większość ubezpieczycieli albo używa tego samego zestawu kodów medycznych wewnętrznie, albo ma tabelę porównawczą, która wiąże kody wewnętrzne z zestawem kodów medycznych używanych zewnętrznie. Gdy specjalista ds. kodowania wykryje nieprawidłowy kod, weryfikacja roszczenia zostaje natychmiast przerwana, a roszczenie jest zwracane do twórcy.
Koder/abstraktor pracujący dla ubezpieczycieli zdrowotnych ma za zadanie upewnienie się, że środki nie zostaną wydane na pracę nad roszczeniem, które ostatecznie nie zostanie wypłacone, jeśli procedura nie może zostać zweryfikowana jako objęta warunkami polisy ubezpieczonego. Jako sposób na upewnienie się, że właściwe kody są używane we właściwym kontekście, koder medyczny zajmuje ważne miejsce na kilku kluczowych etapach procesu zapewniania opieki zdrowotnej.