Konsultant ds. pomocy finansowej współpracuje z różnymi szkołami wyższymi i uniwersytetami, aby usprawnić wdrażanie skomputeryzowanych systemów zarządzania pomocą finansową i uczyć użytkowników podstawowych operacji. Konsultant pojedzie do każdej szkoły, aby przeszkolić menedżerów i pracowników biura pomocy finansowej. Szkoły z wcześniej zainstalowanymi systemami zarządzania pomocą finansową mogą wymagać od konsultanta wykonywania okresowych przeglądów i aktualizacji oprogramowania.
Kolegia i uniwersytety w całych Stanach Zjednoczonych używają skomplikowanych i różnorodnych komputerowych systemów pomocy finansowej do organizowania, przechowywania i przydzielania stypendiów, pożyczek i stypendiów studentom. Po zakupie przez szkołę określonego systemu zarządzania konsultant ds. pomocy finansowej zazwyczaj odwiedza główne biuro, aby skonfigurować parametry oprogramowania, aby spełnić potrzeby programu pomocy finansowej. Konsultant może dodawać lub usuwać moduły oprogramowania zgodnie z życzeniem szkoły dla najbardziej spersonalizowanego systemu.
Konieczne jest szkolenie i komunikacja z pracownikami uczelni, którzy będą korzystać z nowego systemu; konsultant ds. pomocy finansowej musi dokładnie wyjaśnić i zademonstrować, jak działa oprogramowanie. Szkoła może zażądać, aby tylko dyrekcja była częścią spotkania szkoleniowego lub wszyscy pracownicy pomocy finansowej mogą wziąć udział w demonstracji. Wszelkie pytania lub wątpliwości należy omówić z konsultantem ds. pomocy finansowej przed rozpoczęciem pracy z nowym systemem oprogramowania, aby zapobiec błędom w transakcjach finansowych.
Technologia poprawia się bardzo szybko, a konsultant ds. pomocy finansowej musi być informowany i przeszkolony, aby pomagać swoim klientom. Nowe wersje oprogramowania i dodatkowe moduły pomocy mogą być tworzone w celu ulepszenia obecnego systemu zarządzania pomocą finansową; konsultant musi być okresowo szkolony przez firmę programistyczną, aby móc wyjaśnić klientom nowe funkcje. Może on kontaktować się z różnymi klientami, aby umówić się na spotkania przeglądowe w celu nauki i instalacji nowych pakietów oprogramowania.
Szkoły mogą potrzebować skontrolować swoje rachunki pomocy finansowej, aby upewnić się, że pieniądze są przydzielane prawidłowo. Konsultant ds. pomocy finansowej powinien być obecny podczas audytu, aby stwierdzić, czy dostęp do systemu jest prawidłowy. Wszelkie awarie lub błędy powinny zostać zbadane przez konsultanta, aby zapobiec przyszłym problemom związanym z oprogramowaniem.
Bycie konsultantem ds. pomocy finansowej wymaga chęci podróżowania i doskonałych umiejętności komunikacyjnych. Większość stanowisk konsultantów wymaga również od wnioskodawcy ukończenia czteroletniego college’u, a także pewnego doświadczenia w sektorze pomocy finansowej. Wiele firm szkoli nowo zatrudnionych konsultantów, aby byli dobrze zorientowani w pakietach oprogramowania różnych marek.