Koordynator sprzedaży wydarzeń jest zazwyczaj zatrudniany do organizowania sprzedaży biletów na specjalne wydarzenie lub do zarządzania procesem sprzedaży dla firm, które regularnie organizują wydarzenia. W obu przypadkach koordynator sprzedaży wydarzenia jest integralną częścią finansowego sukcesu wydarzenia i zwykle musi osiągnąć określone cele sprzedażowe. Dużą częścią pracy jest również administracja i obsługa klienta.
Wydarzenia specjalne mają strukturę finansową opartą na sprzedaży biletów. Bilety nie tylko muszą zostać sprzedane, ale zazwyczaj muszą być sprzedane przed wydarzeniem. Wydarzenia zazwyczaj polegają na wcześniejszej sprzedaży biletów, aby zapewnić przepływ środków pieniężnych, więc organizatorzy wydarzenia mogą z góry zapłacić za zasoby, aby wydarzenie odniosło sukces. Osoba koordynująca sprzedaż biletów jest uważana za jedną z najważniejszych osób w ekipie organizującej.
W przypadku jednorazowych wydarzeń specjalnych koordynator sprzedaży wydarzeń jest zwykle odpowiedzialny za opracowanie planu sprzedaży biletów. Ten plan szczegółowo opisuje, jak będzie działał proces pozyskiwania sprzedaży, jak zaangażować zaangażowane strony i perspektywy na nowe rynki, a także przewidywany czas wpływów pieniężnych. Koordynator musi również nadzorować proces administracyjny związany ze zbieraniem pieniędzy, ewidencjonowaniem sprzedaży i dostarczaniem dowodu zakupu.
Administracja procesem sprzedaży może polegać na ustaleniu różnych metod płatności, upewnieniu się, że płatność może być dokonana przez Internet oraz przetworzeniu płatności w elektronicznym systemie zarządzania gośćmi. Wydarzenia mają zwykle poziomy uczestnictwa, które kosztują różne kwoty. W przypadku wydarzenia jedną z najważniejszych rzeczy, które należy zapewnić po promocji sprzedaży biletów, jest to, aby osoby, które zapłaciły, mogły być odpowiednio zidentyfikowane na odpowiednim poziomie uczestnictwa w dniu wydarzenia. Wszystko to zazwyczaj mieści się w zakresie obowiązków koordynatora sprzedaży wydarzeń.
Koordynatorzy sprzedaży muszą również zapewnić nienaganną obsługę klienta i zarządzać zapleczem wydarzenia. Musi upewnić się, że uczestnicy odejdą przygotowani do zarejestrowania się na wydarzenie ponownie w następnym roku, jeśli będzie trwało co roku. Koordynator ds. sprzedaży eventowej uzgadnia formalności, raportuje ostateczne wyniki sprzedaży i przygotowuje się do przyszłorocznych wysiłków sprzedażowych, jeśli dotyczy.
Innym rodzajem scenariusza eventowego, w którym pracuje koordynator sprzedaży, jest dział gastronomiczny restauracji lub hali. Tego typu placówki obsługują grupy, które rezerwują usługi na specjalne okazje. W tym scenariuszu koordynator sprzedaży wydarzeń jest zawsze zajęty nową grupą, a nie jednorazowym wydarzeniem specjalnym. Odpowiada za rezerwację grup oraz zarządzanie sprzedażą jedzenia i napojów po ich przybyciu. Koordynator dba o to, aby zjedzone jedzenie zostało odpowiednio rozliczone z klientem i uzgadnia wydarzenie z poborem gotówki na koniec dnia.