Koordynator dotacji jest integralnym pracownikiem wielu różnych rodzajów organizacji non-profit lub organizacji społecznych, które polegają na finansowaniu dotacji dla przynajmniej części swoich funduszy operacyjnych. Zadaniem koordynatora dotacji jest przejrzenie wszystkich wniosków o dotację od początku do końca; zaczęłoby się to od prostego zbadania różnych rodzajów dostępnych grantów i kwalifikacji, które muszą spełnić kandydaci. Następnym krokiem jest omówienie wniosku z innymi pracownikami, którzy potrzebują informacji, zebranie wszystkich wymaganych danych, a następnie napisanie wniosku o dofinansowanie i złożenie go. Aby odnieść sukces na tym stanowisku, trzeba być bardzo zorganizowanym i dokładnie zrozumieć proces pisania grantów.
Niektóre z najważniejszych aspektów bycia koordynatorem grantów to przede wszystkim badanie grantów. Może to wymagać długich godzin przeglądania różnych baz danych o dotacjach, które mają zastosowanie i dla których organizacja lub organizacja non-profit jest wykwalifikowanym wnioskodawcą. Koordynator dotacji wybierze następnie dotację lub dotacje, o które napisze wniosek i rozpocznie zbieranie wymaganych informacji.
Wiele wniosków o dotacje będzie wymagało od wnioskodawców bardzo szczegółowych informacji, takich jak rodzaj wykonywanej pracy, konkretny projekt, na który zostaną wykorzystane fundusze, lub ilość godzin wolontariuszy, które rejestrują co tydzień lub miesiąc. Mogą być również wymagane tabele płac dla niektórych pracowników, oprócz wszelkich innych informacji dotyczących rzeczywistej dotacji i charakteru organizacji. Niektóre wnioski o dotacje mogą być dość długie, dlatego ważne jest, aby koordynator dotacji był bardzo zorganizowany i skrupulatny podczas wypełniania wniosków, aby mieć pewność, że zostały podane wszystkie wymagane informacje. Często może to wymagać spotkania z innymi pracownikami w celu omówienia wniosku i tego, co mogą wnieść.
Kolejnym krokiem w pracy jako koordynator grantu jest faktyczne napisanie grantu i złożenie go w wymaganym terminie. Pisanie stypendiów wymaga pewnej wiedzy na temat tego, jak najskuteczniej formułować pewne rzeczy, lub wiedzy, jakie tematy należy omówić, aby zwiększyć prawdopodobieństwo przyznania stypendium. Niektóre większe organizacje będą miały jednego koordynatora grantów, który będzie nadzorował ten proces, oraz wielu młodszych autorów grantów uczestniczących w bieżących zadaniach badawczych i pisemnych, ponieważ z pewnością jest wystarczająco dużo pracy w tym procesie, aby była to praca na cały etat.