Kierownik kontraktu zajmuje się administrowaniem pisemną umową między firmą a dostawcą. Menedżer może pracować po obu stronach umowy. Ta pozycja jest wykorzystywana w wielu różnych branżach, w tym w firmach nastawionych na zysk, organizacjach non-profit i agencjach rządowych, więc obowiązki i zakres zadań mogą się różnić. Generalnie kierownik kontraktu odpowiada za wykonanie kontraktu i bieżącą komunikację z drugą stroną. Specyficzne obowiązki mogą obejmować prowadzenie akt, sprawozdawczość finansową oraz monitorowanie realizacji warunków umowy.
Wiele różnych rodzajów firm i organizacji zatrudnia firmy zewnętrzne do wykonywania prac, których nie można wykonać we własnym zakresie. Firmy te są zakontraktowane jako dostawcy zewnętrzni i zgadzają się przestrzegać warunków pisemnej umowy. Zazwyczaj te pisemne umowy obejmują znaczną długość czasu, czasami wiele lat, i stanowią podstawę stałych relacji, które muszą być ściśle zarządzane, aby zapewnić, że obie strony otrzymają to, co zostało obiecane w umowie. Należy również zarządzać relacjami, aby zapewnić, że projekt pozostaje w zakresie parametrów umowy, a zmiany personelu nie zakłócają operacji.
Co więcej, każda umowa jest inna. Nie ma jednej standardowej umowy z dostawcą, która ma takie same warunki, niezależnie od zaangażowanych stron. Menedżer kontraktu zarządza każdą umową jako unikalną relacją z własnymi warunkami i parametrami. Zazwyczaj jest on przypisywany do negocjacji po uzgodnieniu warunków i jest początkowo odpowiedzialny za podpisanie i dostarczenie wszystkich dokumentów. Po wejściu w życie umowy pełni on funkcję osoby punktowej do administrowania do czasu zawarcia umowy.
Administracja kontraktem może obejmować wiele konkretnych obowiązków, w zależności od charakteru zlecenia. Menedżer kontraktu jest odpowiedzialny za komunikację między stronami, w tym aktualizacje statusu, które śledzą postępy w osiąganiu celów. W wielu przypadkach może on pełnić funkcję dyrektora ds. zgodności dla umowy, przeprowadzając wizyty na miejscu i wyrywkowe kontrole, aby upewnić się, że nie dzieje się nic niezwykłego. Najczęściej kierownik kontraktu odpowiada za budżet wydatków, śledzenie wydatków, zbieranie paragonów i współpracę z działem finansowym przy tworzeniu raportów finansowych.
Kierownik kontraktu zajmuje się również odchyleniami od umowy i zarządza zmianą. Jeśli dostawca doświadczy rotacji kluczowego personelu lub zmiany budżetu muszą przejść przez kanały zatwierdzania, kierownik kontraktu zajmuje się szczegółami, aby projekt nadal przebiegał płynnie. Zazwyczaj odpowiada za okresowe raportowanie kontraktu, które przedstawia interesariuszom status prac wykonanych w ramach kontraktu.