Każdy magazyn, fabryka, a nawet sklepy detaliczne, które przechowują produkty w zapasach, zazwyczaj korzystają z planisty zapasów. Podstawowym obowiązkiem pracy jest prognozowanie, śledzenie i uzgadnianie zapasów produktów lub materiałów, które magazyn, producent lub sprzedawca przechowuje w swoich zapasach.
Załóżmy na przykład, że planista pracuje dla firmy produkcyjnej. Załóżmy, że producent robi sandały skórzane. Planista zapasów musi najpierw przewidzieć liczbę skórzanych sandałów, które spodziewa się sprzedać w ujęciu dziennym, tygodniowym, miesięcznym i rocznym. Gdy planista to określi, musi przewidzieć, ile materiałów musi wyprodukować producent, aby utrzymać sandały w magazynie. Materiały te obejmują skórę, gumowe podeszwy, zamszową wkładkę, nici, ozdoby, maszyny do szycia i wszelkie inne materiały, których producent potrzebuje pod ręką.
Osoba na tym stanowisku odpowiada również za śledzenie stanów magazynowych. Ponownie, śledzenie może obejmować materiały do wytworzenia produktu, sam produkt lub jedno i drugie. Na przykład planista zapasów dla sklepu detalicznego nie musiałby prognozować ani śledzić surowców, jak robi to producent. Sklep detaliczny tylko prognozowałby i śledził ilość posiadanych zapasów gotowego produktu.
Planista zapasów śledzi materiały lub produkty, dzięki czemu może zmienić kolejność materiałów lub produktów, gdy osiągnie określony poziom. Ma to na celu zapewnienie, że producent, magazyn lub sklep zawsze mają pod ręką wystarczającą ilość materiału i produktu do sprzedaży swoim klientom.
Pojednanie to kolejny obowiązek planisty inwentaryzacji. W miarę zużywania się materiałów i przemieszczania produktów do i z magazynu, zakładu produkcyjnego lub sklepu detalicznego, zmienia się poziom zapasów. Planista okresowo sprawdza, czy ilość, o której komputer mówi, że firma ma na stanie, jest zgodna z rzeczywistą ilością zapasów. Zazwyczaj wymaga to od planisty zapasów ręcznego zliczania materiałów eksploatacyjnych i produktów znajdujących się na półkach magazynowych i dopasowania tej kwoty do ilości podanej przez komputerowy system inwentaryzacji.
Gdy poziomy zapasów osiągną poziom, na którym potrzeba więcej materiałów lub produktów, niektórzy planiści zapasów zamawiają materiały i produkty, aby przywrócić poziom zapasów do minimalnej ilości, którą mają pod ręką. Inni planiści współpracują z nabywcami firmy, aby poinformować ich, jakie materiały lub produkty należy zamówić i zinwentaryzować.