Recepcjonistka to osoba na stanowisku biurowym i sekretarskim, która polega na służeniu jako twarz i głos firmy, jednocześnie koordynując komunikację między klientami firmy a jej pracownikami. W firmie zajmującej się nieruchomościami recepcjonista musi wykazać się doskonałymi umiejętnościami telefonicznymi i dbałością o szczegóły, zgodnie z charakterem firmy. Wymagania edukacyjne dla tego stanowiska obejmują minimum maturę, a wiele z nich ma dodatkowe szkolenie. Łącznie obowiązki recepcjonisty można z grubsza podzielić na obsługę klienta, urzędnicze, organizacyjne; może on również pełnić pewne funkcje urzędowe, na przykład działać jako notariusz w przypadku niektórych dokumentów.
Obsługa klienta i doskonałe umiejętności telefoniczne to tylko niektóre z głównych obowiązków na tym stanowisku. Recepcjonistka to często pierwszy oficjalny kontakt klienta z biurem nieruchomości, nawet jeśli jest to tylko głos. W biurze jednoosobowym lub wieloagentowym recepcjonista ds. nieruchomości śledzi lokalizacje agentów, wykazy i statusy umów. Bierze wiadomości od zaangażowanych stron — potencjalnych nabywców, sprzedawców, firm tytułowych, praktyków prawnych i innych agentów — i przekazuje je odpowiednim osobom. Recepcjoniści śledzą również wielokrotne spotkania niezbędne w nieruchomościach, powiadamiając zaangażowane strony, aby zapewnić sprawne działanie firmy.
W zależności od wielkości biura nieruchomości i liczby praktykujących pośredników w obrocie nieruchomościami, recepcjonista może również odpowiadać za podstawowe obowiązki biurowe i przetwarzanie tekstu. Działania te mogą obejmować pisanie umów dla kupujących lub sprzedających oraz zarządzanie korespondencją wychodzącą agencji. Może być również odpowiedzialny za aktualizację wykazów domów do publikacji w Internecie lub w gazecie; w niektórych biurach odpowiedzialność recepcjonisty nieruchomości może rozciągać się również na aktualizację strony internetowej agencji i wykazów online. Obowiązki biurowe mogą również obejmować organizację i zamawianie ogólnych materiałów biurowych, a także związanych z handlem, takich jak oznakowanie zewnętrzne, broszury docelowe i wizytówki. Recepcjoniści są często również odpowiedzialni za odbieranie i sortowanie poczty przychodzącej do określonych agentów, kierownika biura lub właściciela agencji oraz księgowego biura za wszelkie należne rachunki firmowe.
Większość zatrudnionych w tej roli posiada co najmniej świadectwo ukończenia szkoły średniej. Wiele recepcjonistek ma wykształcenie w zakresie umiejętności sekretarskich, a znaczna część ma certyfikaty lub stopnie naukowe w pokrewnej dziedzinie. Chociaż certyfikat agenta nieruchomości zwykle nie jest konieczny, może być również pomocny dla kandydatów ubiegających się o te stanowiska.