Specjalista ds. należności wystawia faktury, prowadzi raporty księgowe oraz nadzoruje inne aspekty prowadzenia rachunków i ich aktualności. Pracodawcy mogą oczekiwać, że kandydaci na wolne stanowiska będą mieli dyplomy z rachunkowości wraz z uprawnieniami do wykonywania zawodu w danym regionie. Cenne jest również doświadczenie w zakresie należności, a także wiedza branżowa; np. ktoś, kto pracuje dla wydawcy, powinien być zaznajomiony z konwencjami branży wydawniczej.
Specyfika pracy może zależeć od pracodawcy. Specjalista ds. należności może współpracować z działem sprzedaży w celu przetwarzania zamówień, ich wysyłania i wysyłania rachunków do klientów. Po otrzymaniu płatności specjalista przetwarza je i aktualizuje informacje o koncie, aby wskazać, że klient jest na bieżąco z płatnościami i ma dobrą opinię. W przypadku przeterminowania należności specjalista ds. należności może skontaktować się z klientem w celu odebrania płatności, kierując wpłatę do windykacji, jeśli nie można rozwiązać problemu.
Częścią pracy są również wyciągi księgowe. Obejmuje to przygotowywanie dziennych raportów na temat ilości zebranych pieniędzy i liczby zaległych faktur, wraz z kwartalnymi i rocznymi ujawnieniami. Prognozowanie może być również obowiązkiem, zapewniając firmie terminowe informacje o tym, ile dział należności spodziewa się wnieść. Koordynacja z księgowymi z innych działów może pomóc specjaliście ds. księgowości dostarczyć firmie informacji potrzebnych do prowadzenia zdrowej działalności decyzje.
Bezpieczne prowadzenie ewidencji należy również do obowiązków specjalisty ds. należności. Informacje poufne, takie jak numery kart kredytowych i konkretne dane kontaktowe dostawców, muszą być przechowywane w odpowiedniej lokalizacji, z dostępem ograniczonym do tych, którzy faktycznie ich potrzebują. Specjalista ds. księgowości może używać zabezpieczeń w oprogramowaniu księgowym, takich jak hasła, w celu ograniczenia dostępu. Ponadto do zapobiegania wyciekom poufnych lub wrażliwych danych można wykorzystać zamykane szafki na dokumenty, niszczarki dokumentów i inne środki fizyczne.
W większej firmie specjalista ds. należności może nadzorować pozostały personel. Może to obejmować urzędników i księgowych zajmujących się poszczególnymi projektami, takimi jak aktualizacja rekordów i obsługa określonych rodzajów kont. Należy zapewnić mentoring i odpowiednie szkolenia, aby pracownicy zapoznali się z zasadami i procedurami firmy. Specjalista może również sporządzać sprawozdania z wyników pracy dla przełożonych w ramach okresowych ocen pracy. Dodatkowo główny księgowy może nadzorować specjalistę, oczekując regularnych raportów i spotkań w celu dostarczenia informacji na temat stanu działu i wszelkich bieżących spraw, które wymagają rozwiązania.