Urzędnicy ds. zaopatrzenia to osoby, które są odpowiedzialne za zarządzanie obszarami zaopatrzenia firm w sposób zapewniający, że wszystkie niezbędne dostawy niezbędne do dalszego działania firmy są dostępne w wystarczających ilościach. Zazwyczaj urzędnik ds. zaopatrzenia będzie współpracować z kierownikami działów i agentami ds. zakupów, aby określić ilość różnych towarów, które należy mieć pod ręką, oraz opracować kryteria ponownego zamawiania w oparciu o wzorce użytkowania, jako sposób na utrzymanie zapasów dostaw w rozsądnych granicach. Aby to osiągnąć, urzędnik ds. zaopatrzenia będzie zarządzać procesami używanymi do wydawania towarów z zapasów magazynowych, przeprowadzać okresowe uzgodnienia zapasów w celu zapewnienia dokładności zapisów magazynowych oraz inicjować zapotrzebowania na agentów zakupu, którym z kolei przypisano zamówienie zakupu numer i umieszczone u dostawców w celu realizacji zamówienia.
Jednym z głównych zadań urzędnika ds. zaopatrzenia jest prowadzenie dokładnych ewidencji zarówno rodzaju, jak i ilości przedmiotów znajdujących się w magazynie. W minionych dziesięcioleciach było to często zarządzane za pomocą pewnego rodzaju ręcznego systemu archiwizacji, który umożliwiał szybkie księgowanie paragonów ostatnio otrzymanych towarów, a także księgowanie rozchodów towarów do różnych działów. W ramach tego procesu upoważnione osoby z tych działów wypełniałyby proste żądanie dotyczące określonych części lub innych elementów, zwracając uwagę na dział, który otrzymałby te towary. Urzędnik ds. zaopatrzenia wykorzysta żądanie do pobrania pozycji i ilości z zapasów i dostarczenia tych pozycji do tego przedstawiciela działu. W tym momencie formularz wniosku zostanie zaktualizowany o datę i godzinę wypłaty, podpisany przez przedstawiciela działu, a następnie wykorzystany przez urzędnika ds. zaopatrzenia do odjęcia tej ilości i rodzaju towaru od ewidencji zapasów.
Urzędnik ds. zaopatrzenia wykorzystywał również kopie listów przewozowych i list przewozowych do odbierania towarów przychodzących i dodawania ich do inwentarza. Zazwyczaj towary są sprawdzane przed przyjęciem, a następnie podpisywane i przydzielane do przechowywania w określonej lokalizacji w pomieszczeniu dostawczym. Przypisanie konkretnych lokalizacji ułatwiło odbiór towaru w odpowiednim czasie i w razie potrzeby przez różne działy, a także zminimalizowało ryzyko błędów w liczeniu sztuk.
Obecnie technologia umożliwia urzędnikowi ds. zaopatrzenia szybkie wprowadzanie aktualizacji inwentarza dostaw za pośrednictwem komputerowej bazy danych. Bazę danych można zaprogramować tak, aby identyfikowała dowolny przedmiot, który jest zbliżony do minimalnej liczby jednostek, które należy mieć pod ręką, zapewniając urzędnikowi możliwość szybkiego przygotowania i złożenia zapotrzebowań do ponownego zamówienia. Korzystanie z bazy danych dostaw pomaga również w bieżącym zadaniu wspólnym dla wielu systemów dostaw, znanym jako licznik cykli. Zasadniczo, liczenie cykli to okresowe fizyczne liczenie wszystkich pozycji w inwentarzu i jest używane do uzgodnienia wszelkich rozbieżności, które mogą istnieć między ewidencją dostaw a faktyczną liczbą jednostek każdej pozycji znalezionej w inwentarzu. Zadanie to umożliwia uwzględnienie wszelkich różnic, które mogą wystąpić z powodu błędów w liczeniu lub części i innego wyposażenia, które mogą zostać uznane za przestarzałe, oraz pomaga w zapewnieniu, że niezbędne materiały są zawsze dostępne w razie potrzeby.