Urzędnik skarbowy wykonuje obowiązki biurowe związane z transakcjami finansowymi w przedsiębiorstwach użyteczności publicznej, agencjach tranzytowych i innych usługodawcach. Obejmuje to wystawianie rachunków, pobieranie płatności, rejestrowanie informacji o koncie i obsługę zaległych rachunków. Przygotowanie sprawozdań finansowych może być również częścią pracy urzędnika skarbowego. Niektóre urzędy zapewniają wsparcie administracyjne ze względu na dużą liczbę obsługiwanych płatności, podczas gdy w innych ludzie pracują samodzielnie i podlegają dyrektorowi finansowemu lub podobnemu urzędnikowi.
Informacje o świadczonych usługach należy składać do urzędnika skarbowego, który sporządza zestawienia dla klientów. Zautomatyzowane oprogramowanie może ułatwić ten proces, drukując wyciągi na żądanie i wykonując niezbędne obliczenia podatków, opłat i innych wydatków. Rachunki te można wysyłać z kopertami do płatności i informacjami o innych opcjach płatności. Niektórzy urzędnicy skarbowi współpracują z systemami płatności online, które umożliwiają klientom dokonywanie płatności drogą elektroniczną i mogą łączyć się z systemem komputerowym w celu automatycznego rejestrowania danych i tworzenia raportów do użytku urzędnika.
Po otrzymaniu płatności urzędnik skarbowy dopasowuje je do kont i rejestruje. W przypadku, gdy nadal istnieje należne saldo, może zostać wystawiony kolejny rachunek lub mogą zostać sporządzone notatki dotyczące planu płatności, jeśli taki został ustanowiony. Dokładne prowadzenie ewidencji jest ważne, aby uniknąć podwójnego rozliczania lub wysyłania klientów do windykacji, gdy mają dobrą opinię. Zmiany na kontach, takie jak aktualizowanie adresów lub szczegółów usług, mogą być również wprowadzane przez urzędnika ds. przychodów, aby upewnić się, że klienci są rozliczani dokładnie i odpowiednio.
Okresowe raporty finansowe mogą dostarczać informacji o zebranych i zaległych płatnościach. Urzędnik skarbowy wysyła je do innych członków biura, aby wiedzieli, ile pieniędzy przynosi firma lub agencja. Może to również dostarczyć informacji o ilości wykorzystywanych usług, co pomaga w planowaniu. Na przykład przedsiębiorstwo wodociągowe może być zmuszone do zaplanowania transportu wody ciężarówką, aby zaspokoić potrzeby w porze suchej.
Oprogramowanie może również generować listy przeterminowanych rachunków. Urzędnik skarbowy może wysyłać żądania zapłaty i wykonywać kolejne telefony do klientów, jeśli nie odpowiedzą. W niektórych przypadkach brak zapłaty może skutkować wysłaniem do zewnętrznej agencji windykacyjnej po określonym czasie. Wiąże się to ze spakowaniem kont ze wszystkimi dostępnymi informacjami, aby przedstawiciele windykacji mogli współpracować z klientem w celu zebrania pieniędzy, ustalenia planu ratalnego lub podjęcia kroków prawnych w celu odzyskania niezapłaconych środków.