Biuro paszportowe to urząd państwowy, który przyjmuje i przetwarza wnioski paszportowe. Proces różni się nieco w poszczególnych krajach, ale ogólnie zasady i sposób ich stosowania są takie same. W biurze paszportowym przyjmowany jest wniosek, identyfikacja i opłaty, a następnie wszystko jest weryfikowane. Po około sześciu tygodniach do domu wnioskodawcy wysyłany jest paszport.
Głównym celem biura paszportowego jest przyjmowanie wniosków, dokumentów i opłat za rozpatrzenie. Procedury mogą się różnić w zależności od kraju, a nawet różnych rodzajów biur w tym samym kraju. W Stanach Zjednoczonych istnieją dwa rodzaje urzędów paszportowych, w tym urzędy regionalne i urzędy przyjmowania paszportów.
Biura regionalne to duże centra zlokalizowane w ograniczonej liczbie lokalizacji w całych Stanach Zjednoczonych, których celem jest świadczenie pełnych usług paszportowych. Obejmuje to faktyczne przetwarzanie dokumentów. Osoby, które potrzebują paszportu w mniej niż dwa tygodnie, które mają nietypowe sytuacje lub nieprawidłowości w formalnościach powinny udać się do jednego z tych urzędów. Tam personel ma specjalne przeszkolenie i zasoby, które pozwalają mu radzić sobie w skomplikowanych sytuacjach.
W całym kraju istnieją również tysiące punktów przyjmowania paszportów. Obiekty te są połączone z innymi urzędami rządowymi, takimi jak biblioteki i urzędy pocztowe, w celu przyspieszenia procesu ubiegania się o paszport. W tych wspólnych biurach typowa procedura polega na złożeniu przez wnioskodawcę wszystkich dokumentów do osoby w urzędzie, która została przeszkolona w przyjmowaniu dokumentów paszportowych. Tego typu biuro paszportowe zwykle zajmuje się niewiele więcej niż przyjmowaniem dokumentów, sprawdzaniem ich z listą wymaganych dokumentów i wystawianiem pokwitowania wnioskodawcy. Przetwarzanie odbywa się w biurze regionalnym.
W regionalnym urzędzie paszportowym przyjmowane są dokumenty, przyjmowane są wnioski i opłaty oraz sprawdzana jest kompletność dokumentów. Osoby, które mają problemy z dokumentacją, mogą umówić się na spotkanie z pracownikiem, który jest w stanie pomóc rozwiązać różne problemy, w tym brakujące dokumenty lub nietypową dokumentację. Podczas wizyty w urzędzie paszportowym wnioskodawcy pomagamy w ustaleniu ewentualnych błędów lub przeoczeń, które potencjalnie mogą uniemożliwić wydanie paszportu. Czasami wymaga to od wnioskodawcy wyjazdu i powrotu z określonymi dokumentami, ale często problem może zostać załatwiony na miejscu przez agenta paszportowego.
Po zakończeniu początkowej części procesu personel regionalnego biura paszportowego dokona przeglądu dokumentów w celu upewnienia się, że są one kompletne i ważne. Po ustaleniu, że wszystko jest w porządku, paszport zostanie wydany i wysłany do wnioskodawcy. Niektóre biura regionalne mogą również natychmiast wydać kartę paszportową, aby umożliwić podróżowanie w niektórych krajach i można jej używać zamiast paszportu.