Agent zamknięcia to osoba lub firma, której zadaniem jest koordynacja różnych czynności niezbędnych do zakończenia sprzedaży domu lub innego rodzaju nieruchomości. Zadaniem tej osoby jest upewnienie się, że wszystkie dokumenty i zapisy są prawidłowo wypełnione. Upewnia się również, że związane z tym środki są odpowiednio wydatkowane. Zasadniczo działa jako kustosz, usługa, którą może wykonać tylko strona neutralna.
Agent zamknięcia nie działa dla kupującego, sprzedającego, agenta nieruchomości ani pożyczkodawcy. Zamiast tego zajmuje się dokumentacją i czynnościami wymaganymi dla każdej ze stron sprzedaży/kupna nieruchomości. Na przykład agent zamykający żąda kopii takich dokumentów, jak umowa sprzedaży i kontrola termitów od zaangażowanego agenta nieruchomości. W zależności od unikalnych szczegółów pożyczki/sprzedaży, może również zażądać informacji prawnika i dokumentacji gwarancyjnej domu.
Agent zamknięcia zabezpiecza również dokumentację od pożyczkodawcy, żądając pełnego pakietu pożyczki od podmiotu udzielającego hipoteki. Uzyskuje również m.in. instrukcje zamknięcia oraz szczegóły dotyczące wypłaty środków hipotecznych. Z tą i innymi wymaganymi dokumentami pod ręką przygotowuje rozliczenie, wymagane oświadczenia, dokumenty kredytowe i szereg innych niezbędnych dokumentów do zamknięcia sprzedaży/hipoteki. Pełniąc podwójną rolę agenta depozytowego, zajmuje się również kontrolą wypłat.
Podczas zamykania pożyczki agent spotyka się z pożyczkobiorcą, sprzedawcą i ich przedstawicielami. Na spotkaniu agent zamykający upewnia się, że wszystkie dokumenty, takie jak notatka i oświadczenie o prawdzie w pożyczce, są odpowiednio podpisane, poświadczone i skserowane w celu przekazania odpowiednim stronom. W razie potrzeby zwraca stronom oryginały. Na przykład, daje kupującemu/pożyczkobiorcy kopie wszystkich podpisanych dokumentów, w tym wszystkich oświadczeń i dokumentów dostarczonych przez pożyczkodawcę.
Agent zamykający upewnia się, że kupujący i sprzedający zgadzają się, że dokumenty są w porządku. Następnie zbiera wszelkie czeki wymagane do pokrycia kosztów zamknięcia i/lub depozytów. Zakłada nowy rachunek powierniczy, jeśli pożyczkodawca pokrywa roczne podatki od nieruchomości i ubezpieczenie pożyczkobiorcy. Chociaż agent pobiera czeki przy zamknięciu, zwykle nie wypłaca środków w całości, dopóki transakcja nie zostanie odnotowana.
Po zamknięciu, zadaniem agenta jest spisanie aktu własności i hipoteki w odpowiednim sądzie. Oryginalny akt jest następnie zwracany nowemu właścicielowi nieruchomości, podczas gdy oryginalne dokumenty hipoteczne są zwracane pożyczkodawcy. Następnie przygotowuje polisy tytułowe zarówno dla nowego właściciela, jak i pożyczkodawcy. Zazwyczaj agent zamykający zwraca takie dokumenty pocztą.