Audyt druku jest zwykle przeprowadzany przez duże organizacje w oczekiwaniu na zapytanie ofertowe usług druku lub odnowienie umowy. Podstawowym celem audytu druku jest zebranie wskaźników dotyczących bieżącego wykorzystania drukarki, różnych metod dostępu do zasobów drukowania oraz określenie całkowitych kosztów operacyjnych związanych z czynnościami drukowania. Termin audyt zazwyczaj kojarzy się ze szczegółowym przeglądem finansowym. Jednak głównym celem każdego audytu jest zebranie informacji przez bezstronnych specjalistów i dostarczenie formalnego raportu, który pomoże w podejmowaniu decyzji na szczeblu wykonawczym.
Zakres audytu druku musi być jasno określony na początku procesu, aby zapewnić realną reakcję. Definicja funkcji drukowania lub powiązanej pracy ma kluczowe znaczenie, ponieważ założenia mogą prowadzić do błędnych wniosków. Na przykład audyt druku może obejmować kserokopie, elektroniczne skanowanie dokumentów i zadania drukowania lub kombinację tych opcji. W innych firmach lub branżach drukowanie może obejmować wszystkich zewnętrznych dostawców druku lub umowy dotyczące takich elementów, jak broszury, broszury i powiązane elementy.
Pierwszym krokiem w każdym audycie druku jest zebranie metryk użytkowania. Wszystkie drukarki posiadają licznik kopii, a jednostki cyfrowe przechowują te informacje w formie elektronicznej. Niektóre drukarki są znane jako urządzenia wielofunkcyjne i mają możliwość drukowania, skanowania i kopiowania. Metryki dla każdego z tych zadań są przechowywane osobno. Jednostki, które mają zarówno opcje kolorowe, jak i czarno-białe, również oddzielają te dwa zadania, aby uzyskać większą dokładność.
Kompleksowy audyt druku musi zawierać informacje o sposobie dostępu do zasobów drukarskich. W tej samej organizacji często występuje wiele procesów, a to może być oparte na typach usług, do których uzyskuje się dostęp. Na przykład nowoczesne biuro ma w pełni podłączoną do sieci drukarkę, która jest zwykle współużytkowana przez grupę osób. Inne obiekty mogą mieć indywidualne drukarki umieszczone na każdej stacji roboczej. Duże zadania drukowania lub specjalne życzenia mogą być wysyłane do wybranej listy dostawców lub jednego losowo wybranego z książki telefonicznej.
Całkowity koszt operacyjny wszystkich działań związanych z drukiem jest istotną częścią każdego audytu druku. Informacje te muszą obejmować stałe koszty sprzętu, materiałów eksploatacyjnych, usług naprawczych, zewnętrzne koszty drukowania, energię elektryczną i wymagania przestrzenne. Dla większości firm całkowity koszt działalności poligraficznej jest dość wysoki i jest doskonałym miejscem na wprowadzenie środków oszczędnościowych. Przy mierzeniu całkowitych kosztów operacyjnych należy również uwzględnić czas personelu poświęcony na utrzymanie i obsługę tych jednostek.