Zautomatyzowana księgowość to podejście do prowadzenia aktualnej ewidencji księgowej za pomocą oprogramowania księgowego. Oprogramowanie biznesowe tego typu jest często konfigurowane w sposób umożliwiający łatwe księgowanie krzyżowe należności i zobowiązań, eliminując konieczność wprowadzania wielokrotnych księgowań w celu prowadzenia ewidencji księgowej zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami księgowości. Wiele z bardziej popularnych automatycznych systemów księgowych można dostosować do potrzeb firmy kupującej oprogramowanie, umożliwiając tworzenie niestandardowych raportów, a także korzystanie ze standardowych formatów raportów zawartych w pakiecie oprogramowania.
Proces automatycznego księgowania pozwala zaoszczędzić sporo czasu podczas księgowania uznań i obciążeń. Zamiast konieczności dokonywania wpisów w różnych księgach, jak to często bywa w przypadku bardziej tradycyjnych metod, większość pakietów oprogramowania księgowego ma strukturę umożliwiającą ręczne wprowadzanie transakcji w jednym polu na jednej stronie. Stamtąd oprogramowanie automatycznie łączy transakcję ze wszystkimi innymi odpowiednimi zapisami w pakiecie oprogramowania. Po wprowadzeniu transakcji dane zostaną uwzględnione w każdym wygenerowanym raporcie, którego struktura obejmuje datę tego wpisu.
Oprócz uproszczenia procesu ręcznego wprowadzania danych do zautomatyzowanego systemu księgowego, wiele pakietów oprogramowania księgowego można połączyć z kartami kredytowymi i rachunkami bankowymi. Korzystając z interfejsu wbudowanego w oprogramowanie, płatności mogą być przekazywane do dostawców i automatycznie stosowane do odpowiedniego konta dostawcy i numeru faktury w ewidencji księgowej. Jednocześnie klienci mogą dokonywać płatności on-line za pośrednictwem linków, które system zawiera z dowolnymi fakturami elektronicznymi wysyłanymi do tych klientów. Korzystając z linku do przesłania płatności, oprogramowanie automatycznie odbiera płatność, księguje ją na właściwym koncie klienta i numer faktury, a następnie kieruje płatność na konto bankowe wskazane przez użytkownika końcowego.
Obecnie zautomatyzowana księgowość jest uważana za podstawowy element większości strategii planowania zasobów przedsiębiorstwa lub strategii ERP. Bezpieczne funkcje i oszczędność czasu mogą znacznie zwiększyć wydajność zespołu księgowego. Dodatkowo oprogramowanie księgowe zawiera funkcje, które pozwalają na generowanie i dystrybucję faktur elektronicznych do klientów, jest niezwykle wydajnym narzędziem. Korzystanie z tych funkcji umożliwia otrzymanie płatności w krótkim czasie, ponieważ klient może w krótszym czasie zatwierdzić płatność i wysłać czek, lub też korzysta z możliwości dokonania płatności elektronicznej. W każdym scenariuszu firma korzysta ze wzrostu wpływów z należności w krótkim czasie, dając firmie dostęp do większej ilości gotówki w kasie, aby zarządzać codzienną działalnością.