Automatyzacja outsourcingu procesów biznesowych (BPO) polega na wprowadzaniu systemów w taki sposób, aby dokumentacja i inne procesy biznesowe odbywały się automatycznie, a nie ręcznie. Korzystanie z usługi automatyzacji outsourcingu procesów biznesowych w firmie przynosi wiele korzyści w zakresie oszczędności kosztów i czasu.
Automatyzacja BPO wiąże się z zatrudnieniem firmy zewnętrznej lub w niektórych przypadkach kilku firm zewnętrznych do obsługi różnych procesów biznesowych. Na przykład firma może zatrudnić firmę płacowo-księgową, która wykorzystuje automatyzację BPO do potrzeb związanych z płacami, księgowością i rozliczaniem podatków.
Inne firmy zajmujące się automatyzacją procesów biznesowych obsługują procesy biznesowe we wszystkich działach firmy. Oznacza to, że jedna firma zajmie się fakturowaniem klientów, naliczaniem płac oraz automatyzacją wszelkich procesów marketingowych i sprzedażowych dla firmy.
Podstawową korzyścią automatyzacji BPO jest to, że może zaoszczędzić firmie dużo pieniędzy. Zwalnia to firmę z konieczności zatrudniania poszczególnych pracowników do obsługi każdego z procesów. Zamiast tego pozwala firmie na outsourcing tych obowiązków, które normalnie wykonywaliby pracownicy. Dzięki temu firma nie musi płacić pensji, wynagrodzeń, ubezpieczenia zdrowotnego, odszkodowań pracowniczych i różnych innych świadczeń. Pozwala również firmie płacić tylko za usługi, które zleca firmie zajmującej się automatyzacją BPO.
Automatyzacja BPO otwiera również menu usług dla firm, które mogą być niedostępne, jeśli firma sama próbuje obsługiwać wszystkie swoje procesy biznesowe. Na przykład, zamiast firmy posiadającej kancelarię lub pracownika kancelarii, firma może uwzględnić usługi poczty przychodzącej w ramach zlecanych przez siebie usług automatyzacji BPO. Jest to szczególnie atrakcyjne dla biur bez papieru, ponieważ poczta przychodząca obsługiwana przez firmę zajmującą się automatyzacją BPO skanuje i wysyła pocztę e-mail do odpowiednich stron w firmie, aby były one obsługiwane w razie potrzeby.
Outsourcing procesów biznesowych może być trochę droższy niż firma, która kupuje system oprogramowania do automatyzacji BPO. Sam system oprogramowania może jednak wymagać zatrudnienia i przeszkolenia niektórych pracowników, co może zrównoważyć oszczędności kosztów realizacji outsourcingu Twoich potrzeb do firmy zewnętrznej. Kwestie bezpieczeństwa i prywatności to dwa inne czynniki, które należy wziąć pod uwagę podczas oceny automatyzacji BPO. Ponieważ firma przekazuje Twoje informacje biznesowe stronie trzeciej, ważne jest, aby upewnić się, że jest to renomowana i doświadczona firma, która posiada środki bezpieczeństwa.