Bezpośredni depozyt z listy płac to procedura, która umożliwia pracodawcy elektroniczne przekazywanie wynagrodzenia netto pracownika na jedno lub więcej rachunków bankowych. Wykorzystanie tego procesu do wynagradzania pracowników za ich pracę pomaga uprościć papierkową robotę i eliminuje konieczność znalezienia przez pracownika możliwości ręcznego wpłaty wypłaty. Korzystanie z bezpośredniego wpłaty na poczet wynagrodzeń stało się w ostatnich latach coraz bardziej powszechne i jest szczególnie popularne wśród firm, które decydują się na outsourcing zadań związanych z płacami dostawcy.
Wykorzystanie strategii depozytów bezpośrednich w celu zapewnienia wynagrodzeń pracownikom jest prostsze dzięki wykorzystaniu technologii internetowej. Małe firmy, które zawierają umowę z dostawcą usług płacowych, zwykle mogą przesyłać informacje o nadchodzącej liście płac do danego dnia tygodnia. Usługa płac zajmuje się obliczaniem podatków u źródła, składek ubezpieczeniowych lub innych potrąceń i publikuje raport online o ostatecznej strukturze czynności płacowych dla tego okresu rozliczeniowego.
Dzięki powiązaniu informacji bankowych z każdym kontem pracownika w programie płacowym, usługa bezpośrednich wpłat płacowych umożliwia dystrybucję wynagrodzenia netto na więcej niż jedno konto. Nie jest niczym niezwykłym, że pracownicy podają numery kont oszczędnościowych, a także kont czekowych. Zakładając, że usługa płacowa jest terminowo dostarczana z danymi płacowymi, usługa realizuje wpłaty elektroniczne dla każdego pracownika w popołudnie przed oficjalną wypłatą. Umożliwia to bankom księgowanie wpłat na rachunkach w dniu faktycznej wypłaty. Z kolei pracownicy mogą wykorzystać te środki do końca pracy w dniu delegowania.
Wiele usług, które nadzorują funkcje płacowe, zapewnia każdemu pracownikowi dostęp online do historii jego wynagrodzeń za bieżący rok. Szczegóły obejmują wynagrodzenie brutto zarobione w każdym okresie, wraz z rozbiciem na wszystkie czynności odprowadzania podatku oraz kwotę wynagrodzenia netto zaksięgowaną na każdym koncie bankowym wymienionym w bazie danych dla tego pracownika. Nie jest niczym niezwykłym, że usługa bezpośredniego wpłaty na poczet wynagrodzeń dostarcza pracownikowi pokwitowanie w formie papierowej za każdy okres rozliczeniowy, który odzwierciedla jakikolwiek rodzaj działalności zarobkowej.
Szereg programów do obsługi płac umożliwia również pracodawcom, którzy zarządzają wewnętrznymi funkcjami płacowymi, konfigurowanie elektronicznych przelewów wynagrodzeń netto na rachunki bankowe powiązane z każdym aktem pracownika. Podobnie jak usługi płacowe, te programy zazwyczaj inicjują bezpośrednią wpłatę na poczet wynagrodzeń po południu przed datą wypłaty, umożliwiając zaksięgowanie środków w dniu wypłaty. Oprogramowanie obsługuje również proces generowania paragonów w formie papierowej dla każdego pracownika, a także tworzenie raportów płacowych, które można wydrukować w razie potrzeby.