Koszty wynagrodzeń to wydatki, które są związane z przygotowaniem i dystrybucją listy płac w ramach wynagrodzenia dla pracowników za ich usługi. Istnieje kilka kluczowych elementów, które są klasyfikowane jako koszty wynagrodzeń, oprócz rzeczywistej kwoty wynagrodzenia netto, która jest przekazywana pracownikowi. Niektóre z nich dotyczą robocizny i materiałów użytych do przygotowania listy płac, podczas gdy inne koszty wiążą się z przestrzeganiem przepisów rządowych dotyczących potrącania podatku. Dodatkowe koszty, takie jak zapewnienie zachęt i świadczeń pracownikom, są również uważane za przykłady kosztów wynagrodzeń.
Najbardziej podstawowy koszt wynagrodzeń to kwota gotówki wypłacana pracownikowi. Kwota ta składa się z tego, co pozostało po potrąceniu wszelkich niezbędnych potrąceń z wynagrodzenia pracownika. Kwota może również obejmować wszelkie prowizje lub premie należne pracownikowi, pomniejszone o wszelkie podatki lub inne potrącenia, które mogą mieć zastosowanie.
Wraz z wynagrodzeniem netto wypłacanym pracownikowi, koszty wynagrodzeń obejmują również wszelkie podatki potrącane w imieniu pracownika. Podatki te mogą obejmować podatki federalne, stanowe i lokalne, w zależności od struktury podatkowej obowiązującej w obszarze, w którym znajduje się firma. Firmy są zwykle obciążane za obliczanie kwoty podatków pracodawcy, które muszą zostać złożone wraz z kwotami potrąconymi pracownikom, przy użyciu formuł dostarczonych przez odpowiednie agencje podatkowe.
Inny przykład kosztów wynagrodzeń wiąże się z planami zdrowotnymi i emerytalnymi, które są zapewniane pracownikom w ramach ich wynagrodzenia. W niektórych sytuacjach koszt ubezpieczenia zdrowotnego jest dzielony z pracownikiem, z procentem całkowitych kosztów potrącanych z wynagrodzenia brutto pracownika, a pozostałą część pokrywa pracodawca. To samo podejście można zastosować w finansowaniu planów emerytalnych, gdzie zarówno pracownik, jak i pracodawca opłacają składki w każdym cyklu wypłaty. Są firmy, które pochłaniają cały koszt ubezpieczenia zdrowotnego, emerytur i innych świadczeń, decydując się nie potrącać żadnej części kosztów z wynagrodzenia pracownika.
Wraz z różnymi potrąceniami i wydatkami, koszty wynagrodzeń obejmują również rzeczywiste koszty związane z przygotowaniem i prowadzeniem ewidencji płac. Przykładem tych dodatkowych kosztów jest koszt robocizny. W przypadku outsourcingu funkcji płacowych wszelkie opłaty naliczone przez usługę płacową uznaje się za koszty płacowe. Obecnie wiele firm decyduje się na korzystanie z usługi przetwarzania listy płac jako sposobu na utrzymanie na jak najniższym poziomie całkowitych kosztów listy płac.