Biuro bez papieru to środowisko pracy, w którym większość lub wszystkie dokumenty są przechowywane w formie cyfrowej, przechowywane w formie elektronicznej i łatwo dostępne. Opiera się na założeniu, że wiele dawniej opartych na papierze funkcji tradycyjnych biur zostało zdigitalizowanych. Gdy komputery stały się wszechobecne w zachodnim środowisku pracy, liderzy opinii zaczęli wyobrażać sobie miejsce pracy, w którym cyfrowe prowadzenie biznesu nie tylko usprawniłoby proces biznesowy, ale także w dużej mierze wyeliminowałoby potrzebę korzystania z papieru.
Podstawową ideą stojącą za biurem bez papieru jest to, że w większości przypadków iw większości branż dokumenty nie muszą być drukowane. Na przykład umowy można tworzyć w jednym biurze, przesyłać stronom pocztą elektroniczną i podpisywać elektronicznie, przy czym każda ze stron dostarcza uwierzytelnioną kopię podpisanego dokumentu. Plany można przechowywać i uzyskiwać do nich dostęp online, a postęp budowy można śledzić cyfrowo. Restauracje mogą usprawnić swoją działalność i zminimalizować błędy poprzez cyfryzację swoich systemów zamawiania jedzenia. Większość firm przeprowadza przynajmniej część swoich transakcji finansowych drogą elektroniczną.
Oprócz zwykłego zmniejszenia objętości papieru w miejscu pracy, istotną zaletą digitalizacji dokumentów jest to, że najnowsza wersja jest natychmiast dostępna dla każdego. Dostęp do dokładnych, aktualnych informacji jest szczególnie ważny w opiece zdrowotnej, gdzie dokumentacja pacjentów jest tradycyjnie przechowywana w formie papierowej w różnych lokalizacjach. Potencjał błędu jest znaczny, gdy zależy od takich plików. Jednak niektórzy pacjenci noszą istotne dane medyczne na cyfrowym urządzeniu pamięci masowej, które jest aktualizowane przy każdej wizycie u pracownika służby zdrowia. Urządzenia te, odzwierciedlone w zapisach przechowywanych w centralnej bazie danych, w znacznym stopniu przyczyniają się do zmniejszenia zależności pracowników służby zdrowia od papieru i podatności na związane z tym problemy.
W porównaniu z zapisami cyfrowymi papier ma wiele wad. Dokumenty papierowe wymagają znacznej ilości czasu personelu na obsługę — tworzenie dokumentów, a następnie ich przechowywanie i odzyskiwanie. Mailing dodaje kolejną warstwę czasu i pieniędzy do obsługi papieru. Dokumenty papierowe również muszą być przechowywane, alfabetycznie lub według daty utworzenia, a jedynym sposobem odzyskania dokumentu papierowego jest wiedza o tym, jak był przechowywany. Ponadto menedżerowie doskonale zdają sobie sprawę, że błędnie zapisany dokument jest często dokumentem zagubionym.
Jedną z najważniejszych przeszkód w biurze bez papieru jest czynnik ludzki — to znaczy, że większość firm tradycyjnie jest zorientowana na papier i trudno jest zmienić stare nawyki. Na przykład wiele dokumentów elektronicznych jest często drukowanych i archiwizowanych w trybie rutynowym. Ponadto rosnący stopień zaawansowania i możliwości drukarek i kopiarek umożliwia drukowanie dokumentów w jakości, która była wcześniej dostępna tylko w drukarniach komercyjnych, ale za ułamek ich kosztów. Doprowadziło to do ogólnoświatowego szaleństwa drukowania; Szacuje się, że od czasu wprowadzenia biura bez papieru do 2000 roku globalna produkcja wszelkiego rodzaju dokumentów papierowych uległa podwojeniu. Od tego czasu jednak produkcja ustabilizowała się, a następnie zaczęła spadać.
Wdrożenie biur bez papieru może przynieść pożądane korzyści dla środowiska. Produkcja papieru przyczynia się zarówno do wylesiania, jak i zanieczyszczenia, a także do produkcji gazów cieplarnianych, które, jak się mówi, zaostrzają globalne ocieplenie. Ponadto atramenty używane do produkcji samych dokumentów mogą zawierać szkodliwe składniki, które w objętości również mają negatywny wpływ na środowisko.
Wiele archiwów można zdigitalizować, a przedsiębiorstwa wdrażające programy elektroniczne obejmują skanowanie istniejących dokumentów papierowych w ramach tych programów. Wiele firm odkryło, że przechowuje wiele niepotrzebnych dokumentów papierowych, takich jak kopie miesięcznych wyciągów wysyłanych do klientów. Oprócz zmniejszenia ilości przechowywanych dokumentów papierowych, organizacje, które przeszły programy digitalizacji, mogły ponownie przeznaczyć miejsce na cele inne niż przechowywanie dokumentów.