Budżetowanie kapitałowe jest procesem odpowiedzialnym pod względem podatkowym, którego celem jest zarządzanie dostępnymi zasobami w celu wybrania długoterminowych projektów, które wykazują najwyższy stopień możliwości uzyskania wysokiego zwrotu z inwestycji tych zasobów. Budżetowanie kapitału wymaga zrozumienia równowagi między ilością zasobów, które zostaną wydatkowane, tempem, w jakim te zasoby zostaną wykorzystane oraz jak szybko inwestycja zacznie przynosić zwrot, osiągnie próg rentowności i ostatecznie zacznie wykazywać zysk.
Podstawowa formuła budżetowania kapitałowego jest bardzo prosta. Zasadniczo budżetowanie kapitałowe polega na porównaniu zdyskontowanych przepływów pieniężnych z wewnętrzną stopą zwrotu. Zdyskontowane przepływy pieniężne mają związek z wartością zasobów zaangażowanych w początkowe uruchomienie projektu, co pozwala na stopniowe redukcje lub rabaty na każdy rok projektu. Stopy zwrotu, w szczególności wewnętrzna stopa zwrotu, to średnie stawki uzyskiwane z poszczególnych zasobów zainwestowanych w projekt w określonym czasie.
Aby budżetowanie kapitałowe projektu było atrakcyjne, prognozy muszą wskazywać kilka czynników, które złożą się na wynik projektu. Po pierwsze, oczekuje się, że projekt odzyska środki zainwestowane w uruchomienie projektu w rozsądnym czasie. Często im wcześniej inwestycja może zostać pokryta wygenerowanymi przychodami, tym szybciej inwestorzy zaczną dostrzegać zyski z przedsięwzięcia.
Następnie projekt musi być kontynuowany. Oznacza to, że projekt musi nadal generować przychody po początkowym uruchomieniu w perspektywie długoterminowej. Ten czynnik sprawia, że modne produkty, które mają mieć okres przydatności do spożycia nie dłuższy niż kilka miesięcy, nie są warte budżetowania kapitałowego. Wreszcie, ilość zasobów potrzebnych do podtrzymania rozmachu projektu powinna być znacznie mniejsza niż w momencie uruchomienia. Ten czynnik wskazuje, że poziom rentowności będzie rósł przez pewien czas, zanim się wyrówna.
Przygotowanie budżetu kapitałowego to zadanie, które wymaga dbałości o szczegóły, umiejętności dokładnej analizy i możliwości inwestowania oraz zrozumienia, jak przygotowywać prognozy oparte na solidnych faktach. Oznacza to, że najlepszym wyborem do zarządzania budżetowaniem kapitałowym są eksperci finansowi. Eksperci tego typu mogą w obiektywny sposób zapoznać się z danymi i stworzyć realistyczny budżet, który dokładnie odda okoliczności towarzyszące możliwości inwestycyjnej.