Certyfikat grupowy to dokument, który zawiera szczegółowe informacje na temat świadczeń zapewnianych pracownikom w ramach planu członkostwa grupowego oferowanego przez pracodawcę. Członkostwo pracownika może należeć do pewnego rodzaju grupowego planu ubezpieczenia zdrowotnego lub planu inwestycyjnego, który jest wykorzystywany jako plan emerytalny. W niektórych krajach zaświadczenie grupowe może również odnosić się do dokumentu wydanego pracownikom tuż przed sezonem podatkowym, zawierającego szczegółowe informacje o zarobkach, zarobkach, potrąceniach u źródła i podatkach każdej osoby, które zostały odjęte i przesłane do urzędów podatkowych za ostatni ukończony okres rozliczeniowy .
Zazwyczaj certyfikat grupowy koncentruje się na dostarczaniu informacji o świadczeniach, które są dostępne dla pracownika dzięki członkostwu w pewnego rodzaju planie grupowym. Na przykład zaświadczenie dotyczące ubezpieczenia zdrowotnego zawierałoby łatwy do odczytania podział na rodzaje chorób objętych ubezpieczeniem, współpłacenia, odliczeń i innych ważnych kwestii związanych z postanowieniami planu. Pracodawca przekazywałby tego rodzaju szczegóły pracownikom, zamiast wydawać im kopię faktycznej umowy grupowego ubezpieczenia zdrowotnego, którą pracodawca zawarł z usługodawcą.
Obowiązuje również to samo ogólne podejście z grupowymi rachunkami inwestycyjnymi. Zamiast wydawania pracownikom kopii umowy między pracodawcą a podmiotem, który będzie zarządzał inwestycjami, certyfikat grupowy obejmuje szczegóły działania planu. Ponadto zaświadczenie wydawane każdemu pracownikowi często zawiera szczegółowe informacje na temat jego wkładów do planu, co ułatwia porównanie tych kwot z innymi dokumentami finansowymi prowadzonymi przez pracownika.
Jeśli chodzi o dostarczanie pracownikom informacji o dochodach przed złożeniem zeznań podatkowych, certyfikat grupowy służy jako podsumowanie wszystkich działań finansowych, które miały miejsce w ostatnim zakończonym roku podatkowym. W przypadku każdego pracownika certyfikat będzie zawierał szczegółowe informacje, takie jak łączne wynagrodzenie brutto i zarobki zarobione w tym okresie oraz wszelkie premie lub prowizje wydane w tym samym okresie. Jednocześnie szczegółowe informacje będą zawierały informacje o wszelkich kwotach potrąconych z tytułu podatków dla lokalnych, stanowych i krajowych organów podatkowych, a także o wszelkich odliczeniach alimentów na dziecko, zajęciu majątku lub innych kwestiach. Wszystkie szczegóły są pomocne podczas przygotowywania deklaracji podatkowych w wielu krajach, które nie wymagają od pracodawców przedstawiania zatwierdzonego przez rząd podziału dochodu i potrącenia podatku w określonym czasie po zakończeniu roku podatkowego.