Jednym z najważniejszych pytań w każdym projekcie budowlanym jest to, ile to będzie kosztować. Zarządzanie kosztami budowy obejmuje analizę i szacowanie całkowitych kosztów, a czasem może wiązać się z gwarantowanymi cenami kontraktu. Podczas gdy niektórzy ludzie wolą samodzielnie zarządzać kosztami budowy, wiele większych projektów zatrudnia niezależną firmę do przeprowadzenia analizy kosztów i bieżącego zarządzania kosztami przez cały czas trwania projektu.
Chociaż pomoc w zarządzaniu kosztami można włączyć na dowolnym etapie, niektórzy eksperci sugerują, że najważniejsze jest zatrudnienie konsultanta lub eksperta ds. zarządzania kosztami budowy na etapie projektowania i konceptualizacji projektu. Wiele decyzji, które będą wiązać się z kosztami, podejmuje się w tym okresie, a dokładna ocena kosztów od samego początku może pomóc w ochronie przed nieprzewidzianymi zmiennymi w dalszej kolejności. Zarządzanie kosztami budowy może pomóc w stworzeniu ostatecznego projektu, który jest opłacalny i spełnia cele projektu, jednocześnie dając rzetelne oszacowanie całkowitego kosztu. Posuwanie się naprzód bez jasnego pojęcia celów i planów może wymagać, aby koszty wymknęły się spod kontroli.
Na etapie projektowania dział zarządzania kosztami może tworzyć różne scenariusze projektu. Jeśli ktoś chce na przykład zbudować dom, może być zainteresowany tym, czy nie opłaca się zainstalować drogiej izolacji, aby obniżyć koszty ogrzewania. Dobry konsultant może zbadać ceny rynkowe i ceny cyklu życia, aby określić koszt materiałów zarówno z izolacją, jak i bez, a także szacunkowe oszczędności na ogrzewaniu z izolacją. Zapewniając właścicielowi domu różne scenariusze kosztów, wiele domysłów można usunąć z decyzji.
Zanim projekt osiągnie etap przetargu, zarządzanie kosztami budowy może dać dobry pomysł na rozsądną ofertę. Analiza podobnych projektów może pomóc w stworzeniu punktów odniesienia dla kontraktów, materiałów i kosztów robocizny. Po rozpoczęciu licytacji niektóre firmy zarządzające kosztami budowy dostarczą analizy każdej oferty, aby określić, która z nich zapewnia najlepszą wartość dla szacowanego kosztu, a także zbadają obszary, takie jak reputacja wykonawcy i zasoby. Podział każdej stawki i porównanie jej z benchmarkami branżowymi może pomóc w ustaleniu stosunkowo bezsensownego ogólnego oszacowania.
Na etapie budowy projektu usługi zarządzania kosztami mogą obejmować uwzględnianie w kosztorysie wszelkich nowych informacji lub zmian rynkowych, a także zapewnianie prawidłowego przestrzegania umów finansowych. Pod koniec usługi można stworzyć konkretne dokumenty księgowe z wyszczególnieniem ostatecznego kosztu. Jedna z form zarządzania kosztami budowy, zwana zarządzaniem ryzykiem, wymaga od konsultanta ds. zarządzania realizacji projektu po wcześniej ustalonych maksymalnych kosztach. Inne programy do zarządzania po prostu zapewniają doradztwo i analizy, pozostawiając decyzje w rękach kierownika projektu.