Certyfikowana elektroniczna kartoteka zdrowia (EHR) to system oprogramowania, który spełnia rządowe kryteria „znaczącego wykorzystania” kartoteki elektronicznej. „Znaczące wykorzystanie” oznacza, że program zarządza informacjami w sposób, który promuje lepszą komunikację lub zapewnia lepszą jakość opieki. Biuro Krajowego Koordynatora Technologii Informacyjnych Zdrowia (ONC) określa zestaw podstawowych zadań oprogramowania, które każdy EHR musi wykonać, aby uzyskać certyfikat. Aby udowodnić „sensowne wykorzystanie”, certyfikowany EHR musi złożyć szczegółowe raporty do Centrum Usług Medicare i Medicaid (CMS), aby można było ocenić wydajność świadczeniodawcy. Ponadto certyfikowany EHR musi kompilować pewne informacje dotyczące dokumentacji pacjenta, umożliwiać wymianę informacji medycznych między świadczeniodawcami oraz przesyłać drogą elektroniczną recept przy jednoczesnym zapewnieniu prywatności i bezpieczeństwa danych.
EHR są oceniane przez niezależne, akredytowane ośrodki badawcze i certyfikowane przez Komisję Certyfikacyjną ds. Technologii Informacyjnych w Zdrowiu (CCHIT) lub inną z sześciu zatwierdzonych jednostek certyfikujących. Aby zostać certyfikowanym EHR, firma programistyczna dobrowolnie poddaje swój kompletny system EHR lub po prostu indywidualny moduł do testowania. Kryteria certyfikacji „znaczącego zastosowania” obejmują elektroniczne przepisywanie leków, dostęp pacjentów do dokumentacji za pośrednictwem portali internetowych, udostępnianie dokumentacji medycznej między lekarzami leczącymi oraz zgłaszanie do rządowych baz danych w celu nadzoru zdrowia publicznego. Certyfikowany EHR musi nie tylko przepisywać elektronicznie, ale także sprawdzać interakcje leków, alergie. Ponadto oprogramowanie musi wykazywać kontrolę nad tym, kto uzyskuje dostęp, automatycznie wylogowywać się, uwierzytelniać użytkownika i szyfrować dane, aby zapewnić bezpieczeństwo danych pacjenta.
Certyfikowany EHR musi również prowadzić aktualne listy aktywnych leków, problemów, alergii, parametrów życiowych i szczepień dla każdego pacjenta. Dane demograficzne pacjenta, w tym status palenia pacjenta i wyniki badań laboratoryjnych, muszą być dostępne za pośrednictwem EHR. Certyfikowany EHR śledzi również życzenia pacjentów dotyczące resuscytacji, instrukcji wypisu, skomputeryzowanych zaleceń lekarza i zasobów edukacyjnych dla pacjenta. Kliniczne miary jakości mogą być również śledzone i stabelaryzowane w celu raportowania do agencji rządowych. Agencje testujące zazwyczaj mają zespół składający się z lekarzy, pielęgniarek i analityków oprogramowania, który przeprowadza serię testów na przykładowych danych pacjenta przy użyciu oprogramowania EHR w celu określenia zgodności ze wszystkimi przepisami.
Gdy system EHR przejdzie wszystkie testy, jednostka certyfikująca wyda certyfikat i umieści firmę na liście certyfikowanych systemów EHR na stronie ONC. Istnieją dwa rodzaje certyfikacji, w zależności od tego, czy przesłane oprogramowanie jest kompletnym systemem EHR, czy tylko modułem. W przypadku kompletnych systemów EHR muszą być spełnione wszystkie 33 kryteria sensownego użytkowania. Jeśli oprogramowanie jest tylko modułem, co najmniej dziewięć z 33 kryteriów musi być spełnionych.