Cykl życia projektu to proces polegający na przejściu projektu od etapu koncepcji do zamknięcia. Cykl życia projektu składa się z wielu etapów i, w zależności od rodzaju projektu, niektóre mogą trwać znacznie dłużej niż inne. Zazwyczaj za ogólny sukces projektu odpowiada kierownik projektu. Do zespołu przypisani są również różni eksperci z obszarów funkcjonalnych, którzy są odpowiedzialni za prawidłowe wdrożenie niektórych aspektów projektu.
Pierwszym krokiem w cyklu życia projektu jest identyfikacja potrzeby. Ten wstępny krok definiuje projekt i jaki będzie pożądany rezultat. Przydzielony zostaje kierownik projektu i opracowywany jest wstępny harmonogram realizacji projektu. Jeśli finansowanie nie zostało zabezpieczone, składane są uzasadnienia biznesowe i wnioski o finansowanie. Mogą również odbywać się spotkania, aby zdecydować, w jaki sposób będą mierzone kamienie milowe projektu i kto będzie odpowiedzialny za każdy etap cyklu życia projektu.
Drugim krokiem w cyklu życia projektu jest planowanie. Chociaż plan najwyższego poziomu został złożony w początkowej fazie, szczegółowe plany kamieni milowych i wykonania są określane na etapie planowania. Każdy element dostarczany jest przedstawiony wraz z przewidywaną datą zakończenia. Jeśli istnieje wiele zależności, na przykład zadanie pierwsze musi zostać zakończone przed rozpoczęciem zadania drugiego, często opracowywany jest wykres Gantta, aby wszyscy członkowie zespołu wiedzieli, kto jest za co odpowiedzialny.
Trzecim krokiem w cyklu życia projektu jest wykonanie. To jest faza, w której wszystkie plany są wprowadzane w życie. Każdy członek zespołu wykonuje swoje wymagane zadanie, podczas gdy kierownik projektu nadzoruje, aby upewnić się, że wszyscy dotrzymują harmonogramu. Kierownik projektu monitoruje również kamienie milowe w odniesieniu do budżetów, aby upewnić się, że każdy kamień milowy jest ukończony zgodnie z budżetem. Jeśli dane zadanie jest zagrożone, kierownik projektu będzie współpracował z członkami zespołu, aby dodać dodatkowy personel lub pieniądze, aby cały projekt mógł przebiegać zgodnie z harmonogramem.
Ostatnim krokiem w cyklu życia projektu jest zamknięcie. Na tym etapie poszczególne zadania są kończone, a cały projekt jest przekazywany do akceptacji. Jeśli projekt miał charakter konkretny, na przykład wprowadzenie nowego produktu lub faktyczna budowa, zamknięcie obejmuje również dostawę produktu do klienta końcowego. Członkowie zespołu są zwalniani z obowiązków projektowych i mogą wrócić do swoich normalnych miejsc pracy, a kierownik projektu składa raport końcowy, w którym przedstawia, w jaki sposób zespół działał w odniesieniu do harmonogramów i budżetów. Często raport będzie zawierał sugestie, jak ulepszyć przyszłe projekty w oparciu o doświadczenia z obecnego projektu, aby kolejny kierownik projektu wiedział, co się sprawdziło, a co nie.