Diagram przepływu danych to uporządkowany sposób wyświetlania danych przechodzących do i z systemu informacyjnego. Szczegóły na diagramie przepływu danych różnią się w zależności od przypisanego mu poziomu. Ogólnie rzecz biorąc, diagram wysokiego poziomu zawiera tylko ograniczone informacje, podczas gdy diagram niższego poziomu zawiera znacznie bardziej szczegółowe informacje. Informacje te są wykorzystywane przez zespół programistów do zarządzania danymi w systemie informacyjnym.
Gdy zespół opracowuje system informacyjny, tworzy diagram przepływu danych, aby udokumentować, w jaki sposób informacje będą wchodzić i wychodzić z systemu. Początkowo ta informacja jest tworzona na bardzo wysokim poziomie, a jedynie granice systemu informacyjnego są zawarte w diagramie. W miarę jak zespół rozwija więcej funkcjonalności systemu informacyjnego, każdy z procesów w systemie może zostać uwzględniony na diagramie przepływu danych. Ten diagram pomaga zespołowi określić, gdzie będą przechowywane dane w celu obsługi systemu.
Diagramy te pełnią ważną rolę, ponieważ dokumentują, w jaki sposób każdy proces w systemie uzyskuje dostęp do informacji. Systemy zewnętrzne mogą również uzyskiwać dostęp do danych przechowywanych w danym systemie informatycznym. Te wymiany między systemami są dokumentowane, aby analitycy mogli śledzić każdą interakcję w systemie. Takie interakcje są ważnymi informacjami w procesie zarządzania danymi w każdej organizacji.
Przepisy i regulacje rządowe wymagają zarządzania i przechowywania niektórych danych. Przepisy te różnią się w zależności od branży. Diagram przepływu danych pomaga każdej organizacji zarządzać sposobem, w jaki organizacja spełni rządowe wymagania dotyczące przechowywania danych. Niektóre przepisy wymagają przechowywania przez dłuższy czas. Organizacja musi odpowiednio zaplanować odpowiednią ilość przechowywania danych.
Diagramy przepływu danych pomagają również zespołowi programistów w projektowaniu raportów i funkcji ekranowych w miarę łączenia się systemu informacyjnego. Zespół musi wiedzieć, gdzie zebrać dane, aby móc je zaprezentować użytkownikowi końcowemu. Chociaż sam diagram przepływu danych nie odnosi się do funkcjonalności systemu, dokumentuje, który system jest odpowiedzialny za przechowywanie określonej części danych. Zespół programistów wykorzystuje informacje o przepływie danych, aby opisać w swojej dokumentacji funkcjonalnej, gdzie będzie szukać informacji, które wyświetli użytkownikowi końcowemu.
Każda organizacja posiada zestaw diagramów przepływu danych w celu udokumentowania informacji przechowywanych w systemach informatycznych organizacji. Ten zestaw diagramów służy do prawidłowego zarządzania i spełniania wymagań organizacji w zakresie przechowywania danych. Wymagania dotyczące przechowywania danych w każdej organizacji są określane przez samą organizację w celu zapewnienia zgodności z różnymi przepisami rządowymi i innymi wymogami prawnymi.