Przepływ pracy to termin używany do opisania etapów procesu. Termin ten jest używany w każdej organizacji, w której produkt, dokument lub pomysł przemieszcza się między lokalizacjami lub działami. W pewnym sensie przepływ pracy można rozumieć jako przegląd rzeczywistej pracy wykonywanej w celu doprowadzenia procesu do końca. Dokumentem przepływu pracy jest dowolny raport lub analiza opisująca etapy procesu, a także finanse, zasoby i informacje zawarte w takim procesie. Dokument, który przechodzi przez etapy procesu, taki jak rachunek, roszczenie ubezpieczeniowe lub faktura, może również zostać uznany za dokument przepływu pracy.
Menedżerowie dążący do optymalizacji operacji mogą generować dokumenty workflow. Dokumenty te mogą zawierać listę działów i pracowników, przez których projekt przechodzi w drodze do zakończenia. Dokumenty mogą również zawierać wykazy zasobów, materiałów i sprzętu, które są używane na każdym z etapów przepływu pracy. Dokument przepływu pracy może również pomóc kierownikowi w zrozumieniu, które etapy procesu są najbardziej kosztowne.
Do budżetowania można wykorzystać dokumenty ilustrujące komponenty i etapy przepływu pracy. Menedżerowie mogą określić, ile może kosztować wytworzenie produktu, a także decydować o działach lub obszarach, które można zmniejszyć. Procesy audytu wewnętrznego mogą również obejmować wykorzystanie dokumentów przepływu pracy. Księgowi zarządcy mogą prezentować dane finansowe uzyskane z dokumentu workflow.
W kontekście produkcyjnym dokumenty przepływu pracy można wykorzystać do optymalizacji procesów produkcyjnych. Na przykład dokument przepływu pracy można skomponować za pomocą specjalnego oprogramowania do zarządzania przepływem pracy. Kiedy projektant tworzy model i zestawienie materiałów, dokument może być automatycznie przekazany do specjalisty odpowiedzialnego za kolejny etap.
Dokumenty te są również wykorzystywane w środowiskach naukowych. Na przykład specjaliści medyczni mogą generować dokumenty przepływu pracy, które ilustrują aktywność mózgu. Można również wygenerować dokument przepływu pracy w celu opisania relacji między użytkownikiem a maszyną.
Gdy dokument przepływu pracy opisuje element, który przechodzi przez etapy procesu, zwykle odnosi się do płatności lub usługi, która musi zostać zatwierdzona przez specjalistów z wielu różnych działów. Na przykład, jeśli kierownik działu stwierdzi, że potrzebuje nowych komputerów, może przygotować wykaz kosztów dokumentów. Może następnie przekazać ten dokument w górę łańcucha dowodzenia w celu uzyskania zatwierdzenia.
Firmy ubezpieczeniowe korzystają również z dokumentów workflow. W takich przypadkach roszczenia zgłaszają klienci. Roszczenie może zostać przekazane ubezpieczycielowi. Underwriter może następnie przekazać go menedżerowi lub kierownikowi, który wykorzystuje badania i analizy generowane przez underwritera do zatwierdzania stawek.