Aby wybrać najlepszą strukturę przepływu pracy, dobrym pomysłem może być najpierw sporządzenie listy potrzeb związanych z przepływem pracy. Po ustaleniu, z których funkcji programu przepływu pracy można skorzystać najbardziej, warto zapoznać się z różnymi rodzajami oprogramowania dostępnego na rynku. Jeśli musisz ustalić budżet, prawdopodobnie powinieneś ograniczyć się do przeglądania programów, które oferują potrzebne funkcje i które są sprzedawane za rozsądną cenę. Wielu profesjonalistów korzysta z zasobów handlowych i rekomendacji współpracowników, aby znaleźć ramy przepływu pracy, które cieszą się dobrą reputacją.
Workflow opisuje proces, przez który przechodzi dokument, od jego wprowadzenia do systemu, aż do momentu ukończenia. Na przykład w branży ubezpieczeniowej przepływ pracy może opisywać serię etapów, przez które przechodzi roszczenie. Proces może rozpocząć się w momencie zgłoszenia roszczenia przez klienta i zakończyć się, gdy roszczenie zostanie odrzucone lub zaakceptowane. Struktura przepływu pracy opisuje model lub podstawę, która kieruje procesem przepływu pracy.
Aby wybrać najlepszy framework workflow, powinieneś określić, z jakich funkcji możesz najbardziej skorzystać. Dobrym pierwszym krokiem może być przeprowadzenie analizy obecnego systemu przepływu pracy. Określ, gdzie procesy można ulepszyć i gdzie są skuteczne. Wielu menedżerów decyduje się na zatrudnienie konsultantów, którzy mogą udzielić cennych informacji zwrotnych. Niektórzy konsultanci mogą również informować menedżerów o aktualnych trendach i przełomach technologicznych, które mogą wpłynąć na ich decyzje.
Oprogramowanie, które zapewnia usługi przepływu pracy, obejmuje zarówno bezpłatne, jak i kosztowne. Aby ułatwić proces wyboru frameworka workflow, dobrym pomysłem może być stworzenie budżetu. Wolne oprogramowanie jest zwykle oprogramowaniem typu open source i jest często wykorzystywane przez mniejsze firmy o podstawowych potrzebach. Większe firmy i firmy o złożonych wymaganiach dotyczących przepływu pracy mogą skorzystać z droższego oprogramowania, które może obsługiwać większą liczbę użytkowników i które może oferować szereg zaawansowanych usług.
Niektóre typowe cechy oprogramowania frameworka przepływu pracy obejmują usługi poczty e-mail, które usprawniają komunikację i szablony dokumentów, które mogą pomóc profesjonalistom w określonych branżach zaoszczędzić czas. Wiele programów zapisuje notację dotyczącą tego, kto otrzymał dokument i kto dokonał w nim zmian. Programy dla branż, w których komunikacja z klientem jest głównym czynnikiem, mogą zawierać interfejsy klienta, które są łatwe w użyciu dla klientów.
Jeśli uważasz, że rozważasz dwa programy przepływu pracy, które wydają się dość podobne, dobrym pomysłem może być skorzystanie z zasobów handlowych, takich jak strony internetowe i czasopisma. Artykuły i recenzje dotyczące programów ramowych przepływu pracy mogą pomóc Ci dowiedzieć się, jakie rodzaje oprogramowania są najczęściej używane. Targi i rekomendacje współpracowników również mogą być pomocnymi zasobami.