Faktura konsularna wyszczególnia zawartość przesyłki i potwierdza, że nie zawiera ona żadnych nielegalnych lub kwestionowanych przedmiotów. Opracowuje go urzędnik konsularny pracujący w konsulacie kraju importującego w kraju pochodzenia. Dokument jest sporządzony w języku używanym przez kraj przywozu, aby zapewnić, że urzędnicy celni mogą go przeczytać i zrozumieć, i zawiera pieczęć potwierdzającą, że jest on urzędowy. Takie dokumenty mogą być wymagane w przypadku niektórych importów i mogą być zalecane w innych przypadkach.
Firmy przygotowujące przesyłki międzynarodowe potrzebują szeregu dokumentów. Jeśli wymagana jest faktura konsularna, zazwyczaj muszą umówić się na spotkanie z urzędnikiem, który zapozna się z zawartością przesyłki i przygotuje dokument. Kraj importujący może wymagać użycia specjalnego formularza, który może dostarczyć jego konsulat krajowy. Odnotowuje się również wszelkie opłaty uiszczone za przygotowanie faktury konsularnej, aby wyeliminować zamieszanie lub spory.
Urzędnicy celni korzystają z tego dokumentu w celu ustalenia odpowiednich taryf, ceł i innych opłat związanych z przesyłką. Ważne jest, aby upewnić się, że jest poprawny i potwierdzić, że formularz jest całkowicie wypełniony. Problemy z fakturą konsularną mogą skutkować opóźnieniami w doku lub magazynie, w takim przypadku przesyłka może zostać wstrzymana do czasu ich rozwiązania. W przypadku produktów łatwo psujących się lub krytycznych może to spowodować poważne problemy dla importera.
Przygotowując się do wysyłki za granicę, firma może skonsultować się z firmą zewnętrzną lub prawnikiem specjalizującym się w tej usłudze, jeśli nie obsługuje ona regularnie takich przesyłek. Każdy kraj ma swoje wymagania importowe, a jeśli eksporter ich nie spełni, może ponosić odpowiedzialność za wydatki poniesione przez klienta. Na przykład nieotrzymanie faktury konsularnej może skutkować grzywną, którą eksporter musiałby zapłacić. Podobnie, jeśli formularz jest niekompletny, a dokumenty wymagają ponownego przetworzenia, klient może obciążyć eksportera finansowo odpowiedzialnością za wszelkie straty.
Wiele kopii faktury konsularnej jest wytwarzanych podczas generowania dokumentu. Należy dołączyć do przesyłki wraz z wszelką inną dokumentacją. Eksporterzy zwykle przechowują również co najmniej jedną kopię swoich plików jako osobiste odniesienie do wykorzystania w związku z rozliczeniami i innymi czynnościami. Mogą przesłać importerowi dodatkową kopię wraz z innymi informacjami dotyczącymi wysyłki. Kopie można również dołączyć do przesyłki do przechowywania w odprawie celnej i na innych przystankach po drodze.