Mówi się, że coś ma trwałą wartość, gdy ma znaczenie historyczne lub inną formę wartości, która ma przetrwać długo w przyszłości. Chociaż wiele dokumentów artystycznych ma trwałą wartość, w tym manifesty artystów i dzieła literackie, termin ten jest również często używany w odniesieniu do dokumentów prawnych i biznesowych. Powody przetrzymywania dokumentu są różne, ale zazwyczaj dotyczą one dokumentu zawierającego informacje, które są nowe, rewolucyjne lub mogą być przydatne w przyszłości. Średnio dokumenty o trwałej wartości stanowią mniej niż 5 procent wszystkich sporządzonych dokumentów. Organizacje odpowiedzialne za dokumenty zwykle nie określają, które dokumenty są wartościowe; zwykle pozostawia się to archiwistom.
Można powiedzieć, że wiele rodzajów dokumentów ma trwałą wartość. Chociaż termin ten może być używany w odniesieniu do dzieł literackich i rysunków, częściej jest używany w przypadku dokumentów biznesowych i prawnych. Dokumenty te rzadko są wybierane ze względu na ich wartość zaraz po ich sporządzeniu; archiwiści czekają zwykle kilka lat, aby przekonać się, jak trwałe są ich efekty, aby ustalić, czy dokumenty te mają rzeczywistą wartość archiwalną.
Zwykłe dokumenty nie są uważane za mające trwałą wartość; tylko nadzwyczajne dokumenty są trwale archiwizowane do późniejszego wykorzystania i badań. Istnieje wiele przyczyn takiego stanu rzeczy, ale zwykle dzieje się tak dlatego, że dokumenty zawierają informacje niezbędne lub rewolucyjne. Na przykład dokumenty prawne, które szczegółowo opisują decyzję sądu, która radykalnie zmieniła sposób, w jaki inne sądy postrzegają daną kwestię, zostałyby uznane za mające trwałą wartość; dokumenty prawne dotyczące sprawy w sądzie powszechnym nie zostałyby uznane za mające trwałą wartość.
Uznaje się, że bardzo niewiele dokumentów ma trwałą wartość, ponieważ większość dokumentów opisuje typowe zdarzenia, które, choć przydatne dla firmy lub biura sporządzającego dokumenty, nie są przydatne dla całego świata. Uznaje się, że średnio mniej niż 5 procent wszystkich utworzonych dokumentów ma wartość archiwalną. Inne dokumenty mogą być archiwizowane przez firmę przez kilka lat, ale zwykle są niszczone, gdy przestają być używane. Nawet jeśli placówka przechowuje dokumenty w trwałej archiwizacji, uznaje się je za mające trwałą wartość tylko wtedy, gdy placówka archiwizująca zgadza się co do ich wartości.
Chociaż instytucja odpowiedzialna za dokument może być w stanie wybrać go ze względu na trwałą wartość, jest to rzadkie. Archiwiści są zwykle odpowiedzialni za znalezienie i ustalenie, które dokumenty są przydatne na przyszłość. Zespół archiwistów zwykle podejmuje tę decyzję po zapoznaniu się z informacjami o dokumencie, jego trwałości i tym, czy dokument jako pierwszy szczegółowo opisuje cenne informacje. Niektóre dokumenty, które nie są pierwszymi, które zgłaszają cenne informacje, są archiwizowane, ale zwykle nie są uważane za wartościowe.