Kiedy firma decyduje się na użycie innego rodzaju systemu do obsługi danych firmy związanych z zarządzaniem, uznaje się to za zmianę w rachunkowości zarządczej. Dla niektórych firm może to oznaczać przejście z papierowego systemu księgowego na skomputeryzowany system księgowy. W przypadku firm, które już korzystają z systemów komputerowych, zmiana rachunkowości zarządczej oznacza zwykle nowe oprogramowanie przeznaczone do obsługi danych zarządczych. Kiedy firma zmienia systemy, ważne jest, aby rozważyć szkolenie pracowników i redukcję ryzyka jako część ogólnego planu pomyślnej zmiany rachunkowości zarządczej.
Definicja zmiany w rachunkowości zarządczej może obejmować zmianę narzędzi lub technik wykorzystywanych do organizowania i uzyskiwania dostępu do danych potrzebnych do dobrego zarządzania firmą. Zmiana technik księgowych może oznaczać zastosowanie nowej metody rejestrowania lub przetwarzania danych zarządczych. Jeśli zespół zarządzający zostanie poproszony o zarejestrowanie nowych typów danych, zmiana wpłynie na dane, które pomogą zespołowi w podejmowaniu decyzji.
Często zmiana rachunkowości zarządczej oznacza zmianę oprogramowania, z którego korzysta firma do obsługi danych zarządczych. Oprogramowanie służące do organizowania danych wykorzystywanych do rachunkowości zarządczej jest często nazywane systemem informacji zarządczej. Tak więc zmiana rachunkowości zarządczej oznacza zwykle zmianę również w tym systemie.
Dla koordynujących, ważnym elementem zmiany rachunkowości zarządczej jest minimalizacja negatywnego wpływu zmiany na biznes. Zwykle wymaga to okresu szkolenia dla menedżerów dotkniętych zmianą rachunkowości zarządczej. Może to również obejmować okres przejściowy, podczas którego menedżerowie mają dostęp zarówno do starego, jak i nowego systemu księgowego. W ten sposób będą mogli przyzwyczaić się do nowego systemu, podczas gdy stary system zapewni im szybki dostęp do znanych systemów danych.
Rachunkowość zarządczą można również nazwać rachunkowością zarządczą. Służy do organizowania danych, które pomagają menedżerowi podejmować dobre decyzje biznesowe. W przeciwieństwie do innych rodzajów systemów rachunkowości, systemy rachunkowości zarządczej są przeznaczone do użytku przez kierownictwo wewnątrz firmy i nie są przeznaczone do użytku przez osoby lub organizacje zewnętrzne, takie jak inwestorzy. Zazwyczaj informacje o tych systemach księgowych są poufne nawet dla pracowników nie kierowniczych firmy.
Ogólnie rzecz biorąc, zadania takie jak analiza produktów i kosztów operacyjnych, analiza wyników sprzedaży i procedury operacyjne są obsługiwane na poziomie menedżerskim, ponieważ członkowie organizacji na poziomie korporacyjnym często bardziej skupiają się na danych liczbowych, takich jak rentowność firmy, niż na danych związanych z zadaniami zarządczymi. Informacje wykorzystywane dla osób spoza działu kierowniczego, takich jak akcjonariusze, liderzy korporacji lub pracownicy firmy, są często nazywane informacjami finansowo-księgowymi.