Przetwarzanie faktur to szereg procedur obsługi faktur, aby upewnić się, że są one opłacane terminowo. Poszczególne przedsiębiorstwa mają zwykle własne systemy przetwarzania, w których uczestniczą pracownicy księgowi, a także przełożeni i inny personel. Dostępne jest oprogramowanie wspomagające przetwarzanie faktur, które usprawnia proces, ułatwia lokalizowanie zapisów i zapewnia szybki dostęp do bieżących zaległych faktur.
Proces rozpoczyna się od dostarczenia faktury faksem, e-mailem, pocztą lub innym systemem. Członek personelu księgowego musi otworzyć i przejrzeć fakturę, aby zdecydować, jak postępować. Może mieć numer zamówienia zakupu, wskazujący, że osoba odpowiedzialna za to zamówienie musi je zweryfikować. Może to obejmować sprawdzenie faktury z rzeczywistymi otrzymanymi przedmiotami i sprawdzenie, czy dana osoba w pierwszej kolejności zatwierdziła zakup. Jeśli nie ma numeru zamówienia zakupu, księgowy musi zbadać dokument, aby określić, jaki rodzaj produktu lub usługi jest przedmiotem dyskusji.
W systemach elektronicznego przetwarzania faktur ludzie mogą rejestrować dane faktury, w tym źródłowego dostawcę, szczegóły, termin płatności itd., tworząc wpis w bazie danych, który można śledzić. Osoby nadzorujące księgowość mogą zażądać list oczekujących faktur posortowanych według terminów płatności i innych parametrów. Gdy księgowy zatwierdzi płatność, środki mogą zostać wysłane czekiem, elektronicznym transferem środków i innymi metodami, korzystając z informacji dostawcy znajdujących się w aktach. Jeśli dostawca jest nowy, dział księgowości może potrzebować nawiązać kontakt w celu zebrania informacji, jeśli dane rozliczeniowe nie są kompletne.
Firmy rejestrują swoje płatności za pomocą czeku lub numeru potwierdzenia, w zależności od tego, w jaki sposób przesyłają środki, aby utworzyć rejestr pokazujący, kiedy i jak dokonali płatności. Po wysłaniu pieniędzy dział księgowości może zauważyć, że faktura została zapłacona i usunąć ją z kolumny rozrachunków z dostawcami w swoich księgach. Jeśli pojawi się spór dotyczący płatności, te zapisy są dostępne do wglądu, aby dowiedzieć się, gdzie płatność poszła na marne i jak rozwiązać problem.
Liczba kroków związanych z przetwarzaniem faktur może się różnić w zależności od firmy i używanych przez nią systemów. Failsafe są wbudowane, aby uniknąć problemów, takich jak podwójne płatności, płacenie za nieautoryzowane zakupy lub nieopłacanie faktury w wyznaczonych warunkach. W małej firmie jedna osoba może odpowiadać za te płatności, podczas gdy większe firmy mogą mieć cały dział rozliczeń z dostawcami odpowiedzialny za obsługę całego przetwarzania faktur, dla każdego dostawcy, od dostawców mediów po podwykonawców, z których firma korzysta przy konkretnych projektach.