Firmową kartę kredytową można zdefiniować na kilka sposobów. Może to być karta dostępna dla wszystkich członków firmy, zwłaszcza małych firm. Karty te mogą być używane jako główny sposób kupowania rzeczy na co dzień. Alternatywnie, firma może wydać kartę kredytową kilku pracownikom, zwłaszcza tym, którzy muszą podróżować służbowo i muszą pokryć wydatki pokrywane przez firmę po drodze.
Firma jest odpowiedzialna za opłacanie rachunków za oba rodzaje firmowych kart kredytowych, pod warunkiem, że ich użycie jest przeznaczone wyłącznie na zatwierdzone wydatki biznesowe. Może to powodować pewne problemy, a ludzie muszą zwracać uwagę na dokładne prowadzenie rachunków i zapisów, gdy korzystają z kart. Pracownik może być odpowiedzialny za opłaty, które nie są rzeczywiście wydatkami służbowymi, a kupowanie na kartę rzeczy, które tak naprawdę nie są związane z biznesem, może w niektórych przypadkach być przyczyną wypowiedzenia pracy.
Prawdą jest, że niektórzy pracownicy będą nadużywać firmowej karty kredytowej, ale wraz z postępami w szczegółowych oświadczeniach prawdopodobnie zostanie to szybko odkryte. Czasami zdarza się przypadkowe nadużycie. Kiedy ludzie są przyzwyczajeni do płacenia za rzeczy kartami, bardzo łatwo jest płacić za rzeczy niewłaściwą kartą. Jeśli pracownik zauważy przypadkowy zakup firmową kartą kredytową, powinien natychmiast poinformować o tym pracodawców i być przygotowanym na natychmiastowe zrekompensowanie firmie.
Bardziej skomplikowana kwestia pojawia się, gdy pracownicy kupują rzeczy, które stanowią uzasadnione wydatki biznesowe, a jednocześnie kupują rzeczy na własny użytek. Ponownie szczegółowe prowadzenie paragonów jest kluczem do upewnienia się, że firma nie kupuje rzeczy niezwiązanych z jej działalnością. Jednym ze sposobów na uniknięcie tego jest poproszenie o oddzielne transakcje podczas dokonywania zakupów obejmujących wydatki służbowe i osobiste, a następnie użycie firmowej karty kredytowej i osobistej do opłacenia tych transakcji.
Czasami osoby, które posiadają firmową kartę kredytową wydaną na swoje nazwisko, zastanawiają się, czy mogą skorzystać z przywilejów oferowanych wraz z kartą, takich jak mile lotnicze. Decyzja o umożliwieniu pracownikowi korzystania z bonusów lub punktów podarunkowych musi należeć do pracodawcy. Jeśli jest to niejasne, pracownicy powinni skonsultować się ze swoim pracodawcą przed wykorzystaniem jakichkolwiek dodatków. Firma może chcieć je gromadzić, aby wręczać prezenty pracownikom lub zaoszczędzić pieniądze na podróżach lotniczych.
Jednym ze sposobów uniknięcia korzystania z firmowej karty kredytowej jest stworzenie metody zwrotu kosztów firmy poniesionych przez pracowników. Wiąże się to również z oddawaniem przez pracowników paragonów, ale zmniejsza to możliwość sprawdzania opłat przez firmy. Wiele osób uważa, że firmowa karta kredytowa zapewnia większą wygodę niż metoda odbioru/zwrotu pieniędzy. Kolejną zaletą kart kredytowych w porównaniu z metodą odbioru/zwrotu pieniędzy jest to, że pracownicy z niewielką dostępną gotówką osobistą lub kredytem nie znajdą się w kłopotliwej sytuacji, w której nie będą w stanie pokryć uzasadnionych wydatków biznesowych.