Formularz wniosku o dokumentację medyczną to formularz, który jest wypełniany w celu uzyskania kopii dokumentacji medycznej. Pacjenci mają prawo do kopii własnej dokumentacji medycznej, podobnie jak rodzice lub opiekunowie pacjentów, beneficjenci i osobiści przedstawiciele. Niektóre inne osoby mogą mieć dostęp do dokumentacji medycznej za pozwoleniem, na przykład firmy ubezpieczeniowe lub inni świadczeniodawcy opieki zdrowotnej, w którym to przypadku pacjent zwykle musi podpisać oświadczenie wskazujące, że dokumentacja może zostać udostępniona.
Wiele szpitali i gabinetów lekarskich posiada specjalny formularz wniosku o dokumentację medyczną, który pacjenci mogą wypełnić, aby uzyskać kopię swojej dokumentacji. Korzystanie z formularza niekoniecznie jest wymagane, ale może ułatwić proces uzyskania dokumentacji medycznej. Możliwe jest również złożenie formalnego pisemnego listu z prośbą, a formularze wniosków o ogólną dokumentację medyczną są również dostępne online dla osób, które chcą uzyskać więcej wskazówek.
Niezależnie od tego, czy korzysta z formularza wniosku o dokumentację medyczną, czy pisze list, pacjent musi podać imię i nazwisko, dane kontaktowe, dowód tożsamości i konkretne informacje na temat żądanej dokumentacji. Zazwyczaj pacjenci są zobowiązani do uiszczenia niewielkiej opłaty, gdy proszą o dokumentację medyczną. Opłata rekompensuje pracownikom biura zebranie ewidencji, wykonanie kopii, sprawdzenie, czy wszystkie informacje są obecne oraz przesłanie ich pocztą lub faksem do odbiorcy.
Wypełniając formularz wniosku o dokumentację medyczną, pacjenci mogą wskazać, że chcą konkretnej dokumentacji, takiej jak dokumentację dotyczącą konkretnej hospitalizacji, lub mogą poprosić o pełną kopię swojej dokumentacji medycznej. Ta kopia powinna zawierać wszystkie notatki lekarza, wyniki badań, wpisy w karcie pacjenta i tak dalej. Nie obejmuje ona akt przechowywanych przez innych lekarzy, chyba że pacjent żąda pełnej dokumentacji ze szpitala lub podobnego podmiotu, w którym to przypadku wszystkie akta dotyczące pacjenta zostaną dostarczone.
Po złożeniu przez pacjenta wniosku o dokumentację medyczną, zebranie i dostarczenie dokumentacji może potrwać kilka tygodni. Jeśli jest pośpiech, pacjenci powinni to odnotować i mogą zostać poproszeni o uiszczenie opłaty za pośpiech, aby uzyskać kopie swoich danych w pośpiechu. Dobrym pomysłem jest okresowe zamawianie kopii dokumentacji medycznej, aby zweryfikować, czy ich zawartość jest prawidłowa i mieć je pod ręką, aby w nagłych wypadkach były łatwo dostępne i nie było potrzeby szukania dokumentacji.