Oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych to oprogramowanie zaprojektowane w celu zautomatyzowania procesu tworzenia kopii zapasowych, ułatwiając go i zapewniając rutynowe tworzenie kopii zapasowych plików. Kilka firm produkuje bezpłatne oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych z podstawową funkcjonalnością, a także istnieje możliwość zakupu pakietów do tworzenia kopii zapasowych, które mają szereg ustawień i opcji, które można wykorzystać do dostosowania procesu tworzenia kopii zapasowych. Dla osób, które mają problemy z zapamiętywaniem tworzenia kopii zapasowych lub osób, które zajmują się ważnymi materiałami, oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych może być niezwykle przydatne.
Zazwyczaj oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych ma tryb automatyczny i tryb ręczny. Gdy oprogramowanie jest otwierane po raz pierwszy, użytkownik jest proszony o wybranie z szeregu ustawień, od miejsca, w którym będą tworzone kopie zapasowe plików, po częstotliwość tworzenia kopii zapasowych. W przypadku zaawansowanego oprogramowania użytkownicy mogą wybrać opcję tworzenia kopii zapasowej na serwerze w lokalizacji zewnętrznej, na zewnętrznym dysku twardym lub na nośniku pamięci, takim jak płyty CD. Niektóre oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych jest specjalnie zaprojektowane do tworzenia kopii zapasowych online, przenoszenia plików na bezpieczny serwer poza siedzibą firmy i umożliwiania użytkownikom pobierania plików z witryny internetowej. Oprócz tego, że jest przydatny w przypadku utraty danych, może to być również przydatne dla osób z wieloma biurami, ponieważ oprogramowanie można ustawić tak, aby synchronizowało się codziennie, aby bieżąca wersja robocza plików była dostępna w dowolnym miejscu.
W trybie automatycznym oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych rozpoczyna tworzenie kopii zapasowej w odstępach czasu ustawionych przez użytkownika. Oprogramowanie automatycznie inicjuje tworzenie kopii zapasowej, w razie potrzeby monitując użytkownika, a do zatrzymania tworzenia kopii zapasowej wymagane jest ręczne nadpisanie. Automatyczne oprogramowanie można również zaprogramować tak, aby podpowiadało użytkownikowi okresowe tworzenie kopii zapasowych, zamiast samodzielnie inicjować tworzenie kopii zapasowych. W trybie ręcznym użytkownik aktywuje oprogramowanie, gdy chce wykonać kopię zapasową materiałów.
Oprócz całkowitego tworzenia kopii zapasowych plików, oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych może również zapisywać określone ustawienia, w tym dane w przeglądarkach internetowych. Oprogramowanie może również wygenerować dysk odzyskiwania, którego można użyć do przywrócenia systemu operacyjnego w przypadku naruszenia bezpieczeństwa komputera. Użytkownicy mogą zwykle wybrać między pełną kopią zapasową każdego pliku a kopią zapasową tylko wybranych plików lub plików, które zostały zmienione w określonym czasie.
Użytkownikom komputerów zdecydowanie zaleca się regularne tworzenie kopii zapasowych, ponieważ utrata danych może być bardzo frustrująca. Użytkownicy powinni również rutynowo sprawdzać kopie zapasowe i zarchiwizowane materiały, aby upewnić się, że są nadal dostępne. Dobrym pomysłem może być wykonanie podwójnych kopii kopii zapasowej, aby potwierdzić, że dane będą dostępne w razie potrzeby.